Microsoft Teamsのメンションの使い方とおすすめの活用方法

こんにちは、アバーインフォメーションの臼井です。

チャットツールでグループを作り、複数人のメンバーとやりとりしている際、メンション機能を活用していますか？
メンションを活用すると、「誰宛のメッセージなのか」が明確になるので、便利なのですが意外と活用していない人が多いようです。
他のチャットツールと同じく、Microsoft Teamsでも、メンション機能が使えるので、メンバーとやりとりする時に、ぜひ活用したい機能の一つです。

そこで今回は、Teamsのメンションの使い方と、おすすめの活用方法について紹介いたします。

【活用必須】Teamsのメンション機能とは？

複数メンバーが参加するチャネルで、頻繁にメッセージを送り合っていると、やりとりする情報量が増え、たとえば特定のメンバーに、すぐにメッセージを確認してもらいたい場合、「誰宛に送ったメッセージ」なのかが分かりづらいと、相手がメッセージを見落としてしまう可能性があります。

そのような事態を避けるために、ぜひ活用したいのがTeamsのメンション機能です。

メンションを使うメリット

複数のメンバーが参加するグループチャットでは、やりとりの内容がどんどん流れていってしまいます。
しかし、メッセージを送った相手が会議などで取り込み中の場合、必ずしもリアルタイムですぐにメッセージをチャックできない場合も考えられます。

相手に必ず確認してもらいたい、重要度の高いメッセージにメンションを付けて送ると、相手側に「あなた宛にメッセージが届いています」と通知がPCやスマホに届くので、見落とさずに対応することができます。

メッセージを送った側も、「相手がちゃんと見てくれているかな？」なんて不安になり、思わず確認の電話を相手に入れてしまう、といった非効率的なやりとりも避けることができるわけです。

Teamsの3種類のメンションと、使い方

Teamsには、作成した「チーム」内に、プロジェクトや担当業務など、チーム内のメンバーが携わる業務内容などに応じて、さらに細かく分かれた「チャネル」という小さなグループを作り、そこでメンバー間のメッセージのやりとりを行う、という特徴があります。

メンションを付けてメッセージを送りたい対象が、ある特定のメンバーなのか、あるいはチームやチャネルのメンバー全員に対してなのかによって、使用するメンションの種類が異なり、Teamsでは以下3種類のメンションを使用します。

用途に合わせてメンションの種類を使い分けることで、情報共有や重要事項を連絡する際に、メンバーがメッセージを見落としてしまうのを、防ぐことができますので、それぞれのメンションの使い方を覚えておきましょう。

個人宛にメンションを付けて送る方法

チャネル内の特定のメンバーに向けて、メンションを付けてメッセージを送る場合は、上図のように①メッセージボックスに『＠』を入力すると、②メンションを送るユーザーの候補が表示されるので、その中からメンションを送りたいユーザーを選択し、メッセージを入力して送信します。

メンションを付けて送ったメッセージが、上図のように「ユーザー名＋メッセージ」という形でスレッドに表示されるので、「誰宛のメッセージなのか」が一目でわかります。

複数人にメンションを付けて送る方法

複数人にメンションを付けてメッセージを送りたい場合は、上で説明した方法でユーザーを指定した後、半角スペースを空けて以下のように、2人目、3人目とユーザーを指定すれば、複数人にメンションを付けてメッセージを送ることができます。

チーム全員にメンションを付けて送る方法

チームのメンバー全員にメンションを付けて送る場合、①メッセージボックスに「@team」と入力すると、②メンションを送るチームの候補が表示されるので、その中からチームを選択し、メッセージを送ればOKです。

チャネル全員にメンションを付けて送る

チャネルの全員にメンションを付けて送る場合は、①メッセージボックスに「@channel」と入力すると、②メンションを送るチームの候補が表示されるので、その中からチャネルを選び、メッセージを送信します。

メンションの通知

メンションが送られたメンバーのPCやスマホには、上図のようにメンションされたこと知らせる通知が表示されます。（①スマホの通知、②PCの通知）
表示された通知をクリック（またはタップ）すれば、メッセージ画面が表示されるので、すぐにメッセージの内容をチェックすることができます。

メンションのおすすめの活用方法 – 使用ルールを設定する

メッセージの確認漏れ防止に、メンションはとても役立つ機能ですが、各々が好き勝手な使い方をした結果、メンションの通知が大量に届き、業務効率を下げてしまっては本末転倒です。
メンバー間のやりとりで、メンションを活用してコミュニケーションをスムーズに行うために、予めメンションの使用ルールを設定し、メンバー全員に共有・周知しておくことが大切です。

メンションは適切に使用すれば、連絡事項の確認漏れなどを防ぐことができ、メンバー間のやりとりをより円滑にしてくれる、とても便利な機能です。
これまでTeamsでメンション機能を使ったことがなかった方は、本記事の内容を参考に、ぜひ一度使ってみてください。

臼井 伸一

アバーインフォメーション株式会社 Webマーケティング/「WEB会議DEどうでしょう」制作・執筆担当

台湾のWebマーケティング企業で、Webディレクターとして現地企業のWeb制作ディレクションや、Webマーケティングセミナーの講師などを担当。日本に帰国後、訪日外国人向けWebメディアの編集チームに加入。主に繁体字中国版の編集ディレクターとして、コンテンツ企画等を担当。現在は、アバーインフォメーションのWebマーケティング担当として、「WEB会議DEどうでしょう」の運営、記事執筆のほか、さまざまなPR施策を担当しています。
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