【Teams】ブレイクアウトルームを会議前に事前設定する方法を解説

どうもこんにちは、アバー・インフォメーションの臼井です。

Teamsには、Web会議やウェビナーなどで参加者を複数のグループに分けてグループワークなどを行う時に役立つ、「ブレイクアウトルーム」という機能があります。
Teamsではこれまで、会議開始前にブレイクアウトルームの事前設定を行うことができなかったのですが、アップデートによりブレイクアウトルームのルーム作成や、参加者の振り分けなどを、事前設定できるようになりました。

そこで今回は、Teamsのブレイクアウトルームを会議開始前に事前設定する方法について、紹介いたします。

Teamsの「ブレイクアウトルーム」機能とは？

Teamsの「ブレイクアウトルーム」機能とは、参加者を複数のルーム（小部屋）に振り分けて、グループディスカッションなどができる機能です。
たとえば、30人の参加者をルーム1、2、3、それぞれに10人ずつ振り分けを行い、それぞれのルームで設定されたテーマについて議論を行う、といったグループワークがWeb会議やウェビナーでも簡単に行うことができます。

会議前の事前設定が可能になった、Teamsのブレイクアウトルーム

Zoomではブレイクアウトルームの事前設定ができますが、一方Teamsではこれまでブレイクアウトルームを会議前に事前設定することはできませんでした。
参加人数の少ない、小規模のWeb会議やウェビナーなどであれば、会議開始後に設定を行うのでも問題はありません。しかし、参加人数が多い規模の大きい会議となると、会議開始後に設定するのでは、かなり時間がかかってしまい大変です。

★参加者が多い場合は、事前設定しておくのがおすすめ

アップデートによって利用可能となったブレイクアウトルームの事前設定を利用すれば、ルームの作成や各参加者をどのルームに振り分けるかなどの設定を、会議開始前に設定できるので、会議本番では設定に時間を取られることなく、スムーズに本題に入ることができます。
ブレイクアウトルームを利用する機会のある人は、ぜひ使い方を覚えておくと良いでしょう。

Teamsのブレイクアウトルームを会議前に事前設定する方法

それでは、会議前にブレイクアウトルームを事前設定する方法を見ていきましょう。
会議中に設定する方法については、下記記事で紹介していますのでご覧下さい。

また、ブレイクアウトルームの事前設定を行うにあたり、下記の注意点を確認しましょう。

事前設定の流れ

ブレイクアウトルームの事前設定を行う場合、最初に会議のスケジュール予約を済ませておく必要があるため、まずは会議の予約・メンバー招待を行っておきましょう。

ステップ1：Teamsのカレンダーから、予約済みの会議の「編集」画面を開く

Teamsアプリの①「カレンダー」アイコンをクリックし、カレンダーを表示します。次に、ブレイクアウトルームの事前設定を行いたい会議予定を右クリックし、表示された項目の中の②「編集」を選択し、会議予定の編集画面に入ります。

ステップ2：編集画面で「ブレイクアウトルーム」タブをクリック

編集画面に入ったら、画面上部に①「ブレイクアウトルーム」というタブがあるので、こちらをクリックします。

ステップ３：「ルームの作成」をクリック

次に「ブレイクアウトルームを作成」という画面が表示されたら、①「ルームの作成」をクリックします。

ステップ4：「ルームの作成」で、作成するルーム数を選択

「ルームの作成」で①「⋁」をクリックすると、作成するルームの数を選択できるので作りたいルーム数を選択します。（最大50ルームまで作成可能）

ステップ5：参加者の割り当てを行う

ルームが作成されると上図の画面が表示されるので、次に①「参加者の割り当て」をクリックし、各参加者をどのルームへと割り当てるのかを指定します。

ステップ6：参加者の割り当て方法を選択

参加者の割り当て方法は「自動」と「手動」のどちらかを選ぶことができます。「自動」を選択した場合は、作成した各ルームに参加者が自動的に割り当てられます。

ステップ7：参加者を作成したルームに割り当てる（手動の場合）

割り当て方法を「手動」にした場合は、各参加者をどのルームへと割り当てるのかを指定することができます。
表示された参加者のリストの右端にある①「⋁」をクリックすると、ルーム番号が表示されるので各参加者に割り当てたいルーム番号を選択すればOKです。

ステップ8：設定が反映されているかを確認

参加者の割り当てが完了すると、上図の画面が表示されるので、設定が反映されているか確認しましょう。
ルームの①の箇所に、そのルームに割り当てられた参加者の人数が表示されるので、実際に割り当てた人数と表示されている人数が合っているかチェックしましょう。
また、各ルームに割り当てた参加者の名前を確認して、ルーム番号が正しく割り当てられているかを確認したい場合は、②「参加者の割り当て」をクリックします。

参加者の一覧が表示され、各参加者が割り当てられたルーム番号を確認することができます。
もし、誤って違うルーム番号へと割り当ててしまった参加者がいる場合は、その参加者の右端にある①「⋁」をクリックすれば、割り当てるルーム番号を再度選択し直すことができます。

ブレイクアウトルームで使える便利な機能

ブレイクアウトルームの設定画面右上にある①「設定」アイコンをクリックすると、ブレイクアウトルームで使用できる機能のオン・オフ設定を行うことができます。

設定できる機能は以下4つがあり、これらはTeamsのデフォルトではすべて「オフ」に設定されているので、必要に応じて設定をオンにしましょう。

参加人数が多いWeb会議などでブレイクアウトルームを使う場合、会議が始まってからルームの作成やメンバーの割り当てといった設定を行うとなると、なかなか時間もかかり大変ですし、焦って設定することでケアレスミスが起こりやすくもなります。
事前設定であれば、焦らずにメンバーの割り当てなどもできますし、設定がきちんと反映されているかの確認も余裕を持ってできるので、ブレイクアウトルームを利用する機会がある方は、ぜひ事前設定を活用してみてください。

臼井 伸一

アバーインフォメーション株式会社 Webマーケティング/「WEB会議DEどうでしょう」制作・執筆担当

台湾のWebマーケティング企業で、Webディレクターとして現地企業のWeb制作ディレクションや、Webマーケティングセミナーの講師などを担当。日本に帰国後、訪日外国人向けWebメディアの編集チームに加入。主に繁体字中国版の編集ディレクターとして、コンテンツ企画等を担当。現在は、アバーインフォメーションのWebマーケティング担当として、「WEB会議DEどうでしょう」の運営、記事執筆のほか、さまざまなPR施策を担当しています。
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