こんにちは、アバー・インフォメーションの臼井です。
大事な用件があり、忘れないうちに同僚に連絡したいけど、業務時間外などにメッセージを送るのはできるだけ避けたいですよね。
皆さんも経験があると思いますが、休暇中や業務時間外に仕事のメッセージを受け取るのは、意外とストレスになるので、緊急時以外にはやめてもらいたいのが本音です。
忘れないうちにすぐにメッセージを送りたいけど、相手の状況にも配慮したい、そんな時に役立つのがTeamsのメッセージの送信予約です。この機能を使えば、指定時間に自動的に相手にメッセージを送ることができ、相手の休暇が終わったタイミングなどにあわせてメッセージを届けることができるので、相手側の状況にも配慮することができます。
そこで今回は、Teamsのメッセージの送信予約をする方法について紹介いたします。
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メッセージの送信予約とは
メッセージの送信予約は、指定した時間に自動的にメッセージを送ることができる機能で、2022年11月にTeamsに新たに追加されたものです。
Teamsを使えば簡単にメッセージを送ることができるので、相手の状況や時間を気にせずに、ついつい気軽にメッセージを送ってしまいがちですが、業務時間外や休暇中の相手にメッセージを送るのは、マナー的にも控えた方が良いでしょう。
メッセージの送信予約を活用すれば、相手がメッセージを確認できるタイミングにあわせて、メッセージを送ることができるので、相手にストレスを感じさせることなく、大事なメッセージを届けることができるので便利です。
【送信予約はこんな時に活用できる】
①休日や業務時間外に大事な用件のメッセージを送りたい
②取り込み中の相手にメッセージを送りたい
③週1回、月1回など定期連絡をしたい(例：社内行事の告知や社内手続きに関する連絡など)
Teamsでメッセージの送信予約を行う方法
Teamsでメッセージの送信予約を行う場合、①Teams自体の送信予約機能を使う方法と、②「Power Automate」というツールを使用して、送信予約を行う方法があります。
本記事では、それぞれで送信予約を行う方法について紹介いたします。
Teamsのメッセージの送信予約機能の使い方
まず最初に、Teams本体のメッセージの送信予約機能の使い方について見ていきましょう。
まず、Teamsの画面左側にある①「チャット」アイコンをクリックし、メッセージを送りたい相手のチャット画面を表示します。
チャット画面の右下にあるメッセージの②送信ボタン(紙飛行機アイコン)の上で、右クリックすると上の画像のように送信日時の設定メニューが表示されます。
送信日時の設定メニューが表示されたら、まず①をクリックして表示されるカレンダーで送信する日付を選択します。次に②をクリックし、送信する時間を選択したら送信予約は完了です。
メッセージの送信予約が完了すると、メッセージの入力欄の上に予約した日時にメッセージを送信する旨が表示されます。
あとは、送りたいメッセージを入力し、送信ボタンを押せば送信予約した日時に相手側にメッセージが送られます。
以上は、個人チャットでの送信予約のやり方を例として説明しましたが、グループチャットでの送信予約についても個人チャットと同様の方法で行うことができます。
(※チャネルの投稿では、送信予約はできません)
Power Automateを使った送信予約の方法
Power Automateとはマイクロソフトが提供する、「定型的な業務などを自動的に処理する仕組み」を作ることができるツールです。
TeamsとPower Automateを連携させることで、メッセージの投稿予約などをはじめとして、Teamsでさまざまな拡張機能が使用できるようになります。
Power Automateを使用するために、まずはTeamsにPower Automateを追加しましょう。
Teamsの画面右側にある①アプリアイコンをクリックし、次に②の検索欄に「Power Automate」と入力してヒットした③「Power Automate」をクリックします。
Power Automateの追加が完了すると、上のようにホーム画面が表示されるので、①「応答をスケジュールする」をクリックします。
「フローの作成」という画面が表示されたら、①「フローの作成」そして②「完了」をクリックすれば、Power Automateを使って送信予約をするのに必要な事前設定は完了です。
続いて、予約送信のやり方を見ていきましょう。まず、メッセージの送信予約をしたい相手のチャット画面を開きます。
次に、チャット画面に表示されているメッセージの右横にある①「・・・(その他のオプション)」をクリックするとメニューが表示されるので、メニュー内の②「その他の操作」をクリックしたら、③「応答をスケジュールする(※)」を選択します。
※「フローの作成画面」で、ユーザーがフロー名を設定した場合は、③「応答をスケジュールする」の項目名のところに、ユーザー自身が設定したフロー名が表示されます。
設定画面が表示されたら、送信予約する①日付と②時間を設定し、③入力欄にメッセージを入力したら「Submit」をクリック、以上で送信予約は完了です。
グループチャットやチャネル投稿で送信予約をする場合も、同様のやり方で行うことができます。
Teamsの送信予約とPower Automateを使った送信予約の違い
Teams本体の送信予約機能と、Power Automateを使った送信予約では、主に以下のような違いがありますので、自分のニーズにあった使い方ができる方を選ぶと良いでしょう。
①Teams本体の送信予約では、時間指定が「30分」単位でしか設定することができない。Power Automateの送信予約では「1分」単位で細かく時間指定することができる。
②Teamsで送信予約ができるのは、個人チャットとグループチャットのみ。Power Automateでは、個人チャット、グループチャット、チャネル投稿で送信予約ができる。
テレワークの機会が増えたことで、対面ではなくチャットツールなどを使い、テキストベースのコミュニケーションが以前よりも多くなりました。
気軽にメッセージが送れる一方で、休日や業務時間外にメッセージを送ってしまうと、プライベートの時間を過ごす相手の迷惑となってしまうかもしれません。
送信予約機能を活用すれば、相手の状況に配慮しつつ、大事な用件を伝えることができるので、ぜひ皆さんも活用してみてください。
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アバーインフォメーション株式会社 Webマーケティング/「WEB会議DEどうでしょう」制作・執筆担当
台湾のWebマーケティング企業で、Webディレクターとして現地企業のWeb制作ディレクションや、Webマーケティングセミナーの講師などを担当。日本に帰国後、訪日外国人向けWebメディアの編集チームに加入。主に繁体字中国版の編集ディレクターとして、コンテンツ企画等を担当。現在は、アバーインフォメーションのWebマーケティング担当として、「WEB会議DEどうでしょう」の運営、記事執筆のほか、さまざまなPR施策を担当しています。
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