こんにちは、アバー・インフォメーションの臼井です。
Web会議の際に、口頭の説明では伝えにくいような内容であったり、参加者と一緒にアイデア出し（ブレスト）をしたい時など、Web会議ツールのホワイトボード機能を活用すると、参加者とのイメージの共有もしやすくなり、打ち合わせをよりスムーズに進めることができます。
Zoomには元々、画面共有機能の一つとしてホワイトボード機能が付いていましたが、このホワイトボード機能とは別に、2022年4月に「Zoom Whiteboard」という新たなホワイトボード機能が追加されました。
そこで今回は、新たに追加されたホワイトボード機能「Zoom Whiteboard」の詳しい使い方や、従来のホワイトボード機能との違いなどについて、紹介いたします。
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Zoomのホワイトボード機能「Zoom Whiteboard」とは
2022年4月にZoomに追加された「Zoom Whiteboard」は、手書き入力やテキスト入力、付箋機能、画像添付などの機能が搭載された新しいホワイトボード機能です。（「Zoom 5.10.3」以降で利用可能）
Zoomでは以前から、画面共有機能の中にホワイトボード機能がありましたが、従来機能にはなかったさまざまな機能が「Zoom Whiteboard」には備わっており、より便利で使い勝手の良い機能へと進化しています。
（※画面共有機能の中に元からあるホワイトボード機能の方も残されており、2022年5月現在でも利用可能）
Zoom Whiteboardと従来のホワイトボード機能の違いとは？
新しいホワイトボード機能「Zoom Whiteboard」は、従来のホワイトボードと比べると機能面や、実用性の部分で大きく進化しています。
まずは、従来機能との主な違いについて見ていきましょう。
新・旧ホワイトボード機能の比較（主な違い）
| 【新】Zoom Whiteboard | 【旧】ホワイトボード | |
| データ保存 | 可能（過去データの呼び出し、編集など可能） | 不可（PNG/PDF形式での出力・保存は可能） |
| 機能の利用 | Web会議中だけでなく、Web会議以外でも利用可能 | Web会議中のみ利用可能 |
| 他者と共有 | 共有可能 | 共有不可 |
従来のホワイトボードは、Web会議の共有画面機能の一つとして利用できる機能であったため、Web会議中でしか利用することができませんでした。
しかし、「Zoom Whiteboard」はZoomのミーティング機能とは切り離された、独立した機能であるため、Web会議中だけでなく、Web会議以外の時でも「ホワイトボード」だけを単体機能として利用することができるのが、従来機能とは大きく異る点です。
また、従来機能ではWeb会議終了後に、ホワイトボードの内容が消去されるため、内容を保存したい場合はPNGやPDF形式で出力・保存する必要がありました。Zoom Whiteboardでは、ホワイトボードに書き込んだ内容が、機能を終了させた後もデータ保存されるため、ホワイトボード機能を次回使用する時に前回作成のデータを呼び出して、編集することもできます。
作成したホワイトボードのメンバーへの共有もできるので、従来のようにわざわざPNGやPDF形式で出力・保存し、会議終了後にメールで共有する必要もありません。
Zoom Whiteboard(ホワイトボード機能)の使い方
Zoom WhiteboardはWeb会議中の利用はもちろんのこと、Web会議以外でも利用することができるため、Web会議の開始前にホワイトボードの内容を準備しておき、Web会議が始まったら参加者とその内容をもとに、さらにアイデアを詰めていくといった活用もできます。
ホワイトボード機能をWeb会議以外で使う場合
Web会議以外の時に、ホワイトボード機能(Zoom Whiteboard)を使いたい場合は、Zoomクライアント(アプリ)の画面上部にある「ホワイトボード」をクリックします。
ホワイトボード機能を立ち上げると、上図の画面が表示されます。画面右上の①「New」のアイコンをクリックすれば、ホワイトボードの作成画面が開始します。
ホワイトボードの作成画面の左側にあるツールバーで機能を選択すると、テキスト入力や手書き入力、画像の添付などを使用して、ホワイトボードの作成を行うことができます。
ホワイトボード機能をWeb会議中に使う場合
Web会議中にホワイトボード機能(Zoom Whiteboard)を使う場合は、Zoom画面の右下の①「ホワイトボード」をクリックし、表示された画面の②「開いてコラボレーションする」アイコン、もしくは③「新しいホワイトボード」をクリックします。
(※過去に作成したホワイトボードのデータがある場合は、上図④のように当該画面に表示される)
ホワイトボードの作成画面が表示されたら、左側のアイコンから目的に応じた機能を選択して、入力を行うことができます。
ホワイトボード機能を終了し、Web会議画面に戻りたい場合は、画面上部の「ホワイトボードを閉じる」アイコンをクリックすればOKです。
Zoom Whiteboard(ホワイトボード機能)の基本操作
ホワイトボードの作成画面では、左側にあるツールバーの各アイコンを選択して、作成を進めていきます。
各アイコンが表す操作内容は以下のようになっています。
＜ツールバーの各種アイコンによる操作＞
①選択ツール：ホワイトボードに入力したテキストや画像、付箋などを選択して移動する
②手書き入力：マウスを使ってフリーハンドで入力・描画する
③図形ツール：円形、長方形などの図形を挿入する
④ラインツール：直線や矢印を挿入する
⑤テキスト入力：文字・文章を入力する
⑥付箋：付箋を貼り付ける
⑦画像：画像を挿入する
(※Web会議中のホワイトボード使用時は「画像」アイコンはツールバーに表示されない)
⑧消しゴム：ホワイトボードの文字やイラスト、画像などを消去する
⑨元に戻す：直前に行った操作を取り消し、それ以前の状態に戻す
⑩やり直す：「元に戻す」で取り消した操作を、もう一度呼び戻す
⑪ページ追加：ホワイトボードの新規ページを追加する
作成したホワイトボードを他のメンバーに共有したい場合は、画面右上の①「Share」をクリックします。
次に、②「メールアドレス入力欄」に共有したい相手のメルアドを入力したら、③の「権限設定」をクリックして共有相手に付与する権限を設定します。共有相手に設定できる権限は以下の3種類です。
最後に「Send」アイコンをクリックすれば、共有相手にメール送信が行われます。
<共有相手に付与できる権限>
①「Editor」：共有相手に編集を許可する
②「Commenter」：共有相手にコメント入力を許可する
③「Viewer」：共有相手に閲覧のみを許可する
こんな場面での活用におすすめ！
ブレストなどによるアイデア出しや、画像やイラストなどを使って皆で議論したりなど、口頭説明や文字情報だけでは、細かなニュアンスを共有するのが難しいような内容も、ホワイトボード機能を活用すれば、他のメンバーとスムーズにイメージの共有を図ることができます。
たとえば、Web会議でデザイン案や商品の設計イメージ案などについて打ち合わせしたい時など、デザインや設計イメージの画像をホワイトボードで共有して、修正・変更したい箇所などについて、皆で意見交換しながらブラッシュアップを進めることができます。
ホワイトボード機能は、仕事だけでなくオンライン授業や研修などで、グループワークを行いたい時などにも役立つ機能ですので、皆さんも「Zoom Whiteboard」をぜひ活用してみてください。
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アバーインフォメーション株式会社 Webマーケティング/「WEB会議DEどうでしょう」制作・執筆担当
台湾のWebマーケティング企業で、Webディレクターとして現地企業のWeb制作ディレクションや、Webマーケティングセミナーの講師などを担当。日本に帰国後、訪日外国人向けWebメディアの編集チームに加入。主に繁体字中国版の編集ディレクターとして、コンテンツ企画等を担当。現在は、アバーインフォメーションのWebマーケティング担当として、「WEB会議DEどうでしょう」の運営、記事執筆のほか、さまざまなPR施策を担当しています。
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