Zoomの新しいホワイトボード機能「Zoom Whiteboard」の使い方

Zoomの新しいホワイトボード機能「Zoom Whiteboard」の使い方

こんにちは、アバー・インフォメーションの臼井です。

Web会議の際に、口頭の説明では伝えにくいような内容であったり、参加者と一緒にアイデア出し(ブレスト)をしたい時など、Web会議ツールのホワイトボード機能を活用すると、参加者とのイメージの共有もしやすくなり、打ち合わせをよりスムーズに進めることができます。

Zoomには元々、画面共有機能の一つとしてホワイトボード機能が付いていましたが、このホワイトボード機能とは別に、2022年4月に「Zoom Whiteboard」という新たなホワイトボード機能が追加されました。
そこで今回は、新たに追加されたホワイトボード機能「Zoom Whiteboard」の詳しい使い方や、従来のホワイトボード機能との違いなどについて、紹介いたします。

Zoomのホワイトボード機能「Zoom Whiteboard」とは

Zoomのホワイトボード機能「Zoom Whiteboard」とは

2022年4月にZoomに追加された「Zoom Whiteboard」は、手書き入力やテキスト入力、付箋機能、画像添付などの機能が搭載された新しいホワイトボード機能です。(「Zoom 5.10.3」以降で利用可能)

Zoomでは以前から、画面共有機能の中にホワイトボード機能がありましたが、従来機能にはなかったさまざまな機能が「Zoom Whiteboard」には備わっており、より便利で使い勝手の良い機能へと進化しています。
(※画面共有機能の中に元からあるホワイトボード機能の方も残されており、2022年5月現在でも利用可能)

Zoom Whiteboardと従来のホワイトボード機能の違いとは?

Zoom Whiteboardと従来のホワイトボード機能の違いとは

新しいホワイトボード機能「Zoom Whiteboard」は、従来のホワイトボードと比べると機能面や、実用性の部分で大きく進化しています。

まずは、従来機能との主な違いについて見ていきましょう。

新・旧ホワイトボード機能の比較(主な違い)

【新】Zoom Whiteboard【旧】ホワイトボード
データ保存可能(過去データの呼び出し、編集など可能)不可(PNG/PDF形式での出力・保存は可能)
機能の利用Web会議中だけでなく、Web会議以外でも利用可能Web会議中のみ利用可能
他者と共有共有可能共有不可

従来のホワイトボードは、Web会議の共有画面機能の一つとして利用できる機能であったため、Web会議中でしか利用することができませんでした。
しかし、「Zoom Whiteboard」はZoomのミーティング機能とは切り離された、独立した機能であるため、Web会議中だけでなく、Web会議以外の時でも「ホワイトボード」だけを単体機能として利用することができるのが、従来機能とは大きく異る点です。

また、従来機能ではWeb会議終了後に、ホワイトボードの内容が消去されるため、内容を保存したい場合はPNGやPDF形式で出力・保存する必要がありました。Zoom Whiteboardでは、ホワイトボードに書き込んだ内容が、機能を終了させた後もデータ保存されるため、ホワイトボード機能を次回使用する時に前回作成のデータを呼び出して、編集することもできます
作成したホワイトボードのメンバーへの共有もできるので、従来のようにわざわざPNGやPDF形式で出力・保存し、会議終了後にメールで共有する必要もありません。

Zoom Whiteboard(ホワイトボード機能)の使い方

Zoom Whiteboard(ホワイトボード機能)の使い方

Zoom WhiteboardはWeb会議中の利用はもちろんのこと、Web会議以外でも利用することができるため、Web会議の開始前にホワイトボードの内容を準備しておき、Web会議が始まったら参加者とその内容をもとに、さらにアイデアを詰めていくといった活用もできます。

ホワイトボード機能をWeb会議以外で使う場合

ホワイトボード機能をWeb会議以外で使う場合01

Web会議以外の時に、ホワイトボード機能(Zoom Whiteboard)を使いたい場合は、Zoomクライアント(アプリ)の画面上部にある「ホワイトボード」をクリックします。

ホワイトボード機能をWeb会議以外で使う場合02

ホワイトボード機能を立ち上げると、上図の画面が表示されます。画面右上の①「New」のアイコンをクリックすれば、ホワイトボードの作成画面が開始します。

ホワイトボード機能をWeb会議以外で使う場合03

ホワイトボードの作成画面の左側にあるツールバーで機能を選択すると、テキスト入力や手書き入力、画像の添付などを使用して、ホワイトボードの作成を行うことができます。

ホワイトボード機能をWeb会議中に使う場合

ホワイトボード機能をWeb会議中に使う場合01

Web会議中にホワイトボード機能(Zoom Whiteboard)を使う場合は、Zoom画面の右下の①「ホワイトボード」をクリックし、表示された画面の②「開いてコラボレーションする」アイコン、もしくは③「新しいホワイトボード」をクリックします。
(※過去に作成したホワイトボードのデータがある場合は、上図④のように当該画面に表示される)

ホワイトボード機能をWeb会議中に使う場合02

ホワイトボードの作成画面が表示されたら、左側のアイコンから目的に応じた機能を選択して、入力を行うことができます。
ホワイトボード機能を終了し、Web会議画面に戻りたい場合は、画面上部の「ホワイトボードを閉じる」アイコンをクリックすればOKです。

Zoom Whiteboard(ホワイトボード機能)の基本操作

Zoom Whiteboard(ホワイトボード機能)の基本操作

ホワイトボードの作成画面では、左側にあるツールバーの各アイコンを選択して、作成を進めていきます。
各アイコンが表す操作内容は以下のようになっています。

<ツールバーの各種アイコンによる操作>

①選択ツール:ホワイトボードに入力したテキストや画像、付箋などを選択して移動する
②手書き入力:マウスを使ってフリーハンドで入力・描画する
③図形ツール:円形、長方形などの図形を挿入する
④ラインツール:直線や矢印を挿入する
⑤テキスト入力:文字・文章を入力する
⑥付箋:付箋を貼り付ける
⑦画像:画像を挿入する
(※Web会議中のホワイトボード使用時は「画像」アイコンはツールバーに表示されない)
⑧消しゴム:ホワイトボードの文字やイラスト、画像などを消去する
⑨元に戻す:直前に行った操作を取り消し、それ以前の状態に戻す
⑩やり直す:「元に戻す」で取り消した操作を、もう一度呼び戻す
⑪ページ追加:ホワイトボードの新規ページを追加する

ホワイトボードを共有する方法

作成したホワイトボードを他のメンバーに共有したい場合は、画面右上の①「Share」をクリックします。
次に、②「メールアドレス入力欄」に共有したい相手のメルアドを入力したら、③の「権限設定」をクリックして共有相手に付与する権限を設定します。共有相手に設定できる権限は以下の3種類です。

最後に「Send」アイコンをクリックすれば、共有相手にメール送信が行われます。

<共有相手に付与できる権限>

①「Editor」:共有相手に編集を許可する
②「Commenter」:共有相手にコメント入力を許可する
③「Viewer」:共有相手に閲覧のみを許可する

こんな場面での活用におすすめ!

こんな場面での活用におすすめ

ブレストなどによるアイデア出しや、画像やイラストなどを使って皆で議論したりなど、口頭説明や文字情報だけでは、細かなニュアンスを共有するのが難しいような内容も、ホワイトボード機能を活用すれば、他のメンバーとスムーズにイメージの共有を図ることができます。

たとえば、Web会議でデザイン案や商品の設計イメージ案などについて打ち合わせしたい時など、デザインや設計イメージの画像をホワイトボードで共有して、修正・変更したい箇所などについて、皆で意見交換しながらブラッシュアップを進めることができます。


ホワイトボード機能は、仕事だけでなくオンライン授業や研修などで、グループワークを行いたい時などにも役立つ機能ですので、皆さんも「Zoom Whiteboard」をぜひ活用してみてください。

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