こんにちは、アバーインフォメーションの臼井です。
対面で会議する際、アイデア出しや皆の意見をまとめるために、ホワイトボードを活用している方も多いのではないでしょうか。
会議を円滑に進めるためには、参加者とイメージを共有することが大切ですが、対面の会議と同じようにWeb会議の時にも、皆さんはホワイトボードを活用していますか？
Teamsには、ホワイトボード機能が備わっており、参加者がリアルタイムで文字やイラストを書き込むことができるので、イメージの共有を図るためにぜひ活用したい機能の一つです。
そこで今回は、Teamsのホワイトボード機能の使い方について、紹介いたします。
Teamsのホワイトボード機能を活用するメリット
対面の会議の際にホワイトボードを使っている方も、Web会議を行う時にホワイトボードを活用している方は、意外と少ないのではないでしょうか。
Teamsで会議をする際にも、対面の会議の時と同じようにホワイトボードを活用すれば、以下のようなメリットをきっと実感していただけると思います。
①情報を視覚化することでイメージの共有がしやすくなる
口頭説明だけでは、なかなかイメージが伝わりにくいようなことも、文字やイラスト、画像などを使って表現することで、参加者とのイメージの共有がしやすくなります。
②会議の一体感、議論の活発化に役立つ
会議のホストや発表者だけが発言するだけだったり、資料をただ読み上げるだけのような会議の場合、参加者はただ「受け身」で話を聞くだけになってしまいがちです。
ホワイトボードに皆でアイデアや意見を書き込んだりすることで、会議の一体感が生まれ、一人ひとりの議論への参加意識も高まり、活気ある議論を行うことができます。
③問題点や論点の整理がしやすくなる
発生したトラブルや問題について会議を行う際、問題発生の原因やそれに対する解決案をホワイトボードに洗い出すことで、情報が視覚化され、問題点や論点の整理がしやくなるので、会議の方向性が迷走したりすることを避けることができます。
④ブレインストーミングなど、皆との共同作業がしやすくなる
ブレストを行い、皆と共同でアイデアを出し合う時などに、ホワイトボードに皆のアイデアを書き込んでもらうことで、1つのアイデアから派生して別のアイデアが生まれたり、それぞれ別の参加者が出したアイデアとアイデアが組み合わさリ、斬新なアイデアが生まれることがあるので、参加者の発想の幅を広げるのに、とても効果的です。
Teamsのホワイトボード機能（専用アプリ）の使い方
Teamsには標準で搭載されているホワイトボード機能「Microsoft Whiteboard」の他に、インストールが必要な「Microsoft Whiteboard」の専用アプリ版があります。
専用アプリ版の「Microsoft Whiteboard」と比べた場合、Teamsに標準で備わっているホワイトボードは、利用できる機能が少ないため、ホワイトボードの機能をいろいろと活用してWeb会議をしたい方には、専用アプリ版のインストールをおすすめします。
本記事では、専用アプリ版の「Microsoft Whiteboard」の使い方を中心に、紹介いたします。
Web会議の時に、ホワイトボードを使用する方法
TeamsでWeb会議をしている時に、ホワイトボードを使用する場合は、まず①「コンテンツを共有」のアイコンをクリックして、画面共有の選択画面を表示します。
表示された選択画面の中から、左端にある②「ホワイトボード」項目にある「Microsoft Whiteboard」を選択します。
Teamsのホワイトボードが立ち上がり、このままでもホワイトボードを使うことはできますが、より利用できる機能が多い、専用アプリ版のホワイトボードを使う場合は、画面左上の①「アプリを開く」アイコンをクリックします。
①の「Windowsアプリを入手」をクリックし、画面の説明に従ってアプリのインストールを行います。
インストール完了後、アプリが立ち上がり、上図の画面が表示されれば、ホワイトボードを使用することができます。
チャット画面でホワイトボードを使用する方法
自分が所属するチャネルのメンバーとチャットをしている時や、会議中に使ったホワイトボードの内容について、会議終了後にメンバーと話し合いたい時などに、ホワイトボードを開きたい場合は、チャット画面上部にあるタブの中から①「ホワイトボード」をクリックし、ホワイトボードの画面に切り替わったら、画面左上の②「アプリで開く」をクリックします。
上図の画面が表示されたら、①「アプリを開く」を選択します。また、アプリのインストールが済んでいない場合は、「Windowsアプリを入手」をクリックし、アプリのインストールを行ってください。
上図の画面が表示されたら、ホワイトボードアプリの起動は完了です。ホワイトボードの内容は、前回使用した際に記入した内容が記録されるので、Web会議終了後に内容を再度確認したくなった場合は、ホワイトボードを再び立ち上げれば、確認することができます。
ホワイトボード（専用アプリ版）の主な機能
専用アプリ版のホワイトボードには、さまざまな機能が搭載されています。メンバーとイメージを共有するのに役立つ機能がたくさんあるので、ぜひ使い方を覚えておきましょう。
テキスト入力
テキストを入力する場合は、画面下部のツールバーの①「A」をクリックすると、テキスト入力が行えます。
手書き入力
手書きで入力する場合は、ツールバーの①「手書き入力」のアイコンをクリックします。
ペンの色やペンの太さなどは、ツールバーのペンアイコンをクリックすると、変更・調整することができます。
画像ファイルの挿入
ホワイトボードに画像を挿入する場合は、ツールバーの①「画像メニュー」から、画像を選択して挿入することができます。
ファイルの挿入
PDFやパワーポイント、エクセルファイルなどを挿入する場合は、ツールバーの①「挿入メニュー」から、ファイルの挿入を行うことができます。
メモの貼り付け
メモを貼り付けたい場合は、ツールバーの①「メモの追加」で、メモの貼り付けを行うことができます。
エクスポート機能
ホワイトボードの内容をエクスポートして保存したい場合は、ホワイトボードの左上にある①「設定メニュー」をクリックします。
設定メニューをクリック後、表示された項目の中から①「エクスポート」を選択すると、ホワイトボードの内容を画像ファイルにエクスポートすることができます。
対面の会議の時と同じように、Web会議でもホワイトボードを使用すると、ディスカッションやブレインストーミングなどを行う時に、イメージの共有がとてもしやすくなります。
生産性の高いWeb会議を行いたい方は、ぜひ一度Teamsのホワイトボード機能を試してみてください。
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アバーインフォメーション株式会社 Webマーケティング/「WEB会議DEどうでしょう」制作・執筆担当
台湾のWebマーケティング企業で、Webディレクターとして現地企業のWeb制作ディレクションや、Webマーケティングセミナーの講師などを担当。日本に帰国後、訪日外国人向けWebメディアの編集チームに加入。主に繁体字中国版の編集ディレクターとして、コンテンツ企画等を担当。現在は、アバーインフォメーションのWebマーケティング担当として、「WEB会議DEどうでしょう」の運営、記事執筆のほか、さまざまなPR施策を担当しています。
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