こんにちは、アバーインフォメーションの臼井です。
Microsoft Teamsには、メンバーと共同で作成・編集することができる、「Wiki」ページという機能があるのをご存知ですか？
各メンバーとの情報共有や、共同作業を行う際にWikiページを活用すると、Teamsの中でさまざまなやり取りや作業が完結でき、作業の効率化を図ることができます。
そこで今回は、TeamsのWikiページの使い方と、おすすめの活用方法について紹介いたします。
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コミュニケーションがより効率化できる！Teamsの「Wiki」ページとは？
「Wiki」ページとは、複数人で内容を更新したり、情報を追加したりなど、共同で作業や編集を行うことができる、Webコンテンツのことを言います。
何かちょっと知りたい時に、皆さんもよく利用する「Wikipedia」も、誰か1人の手によって作成されているわけではなく、不特定多数のユーザーによって、情報が追加されたり、更新されたりして、ページが作成されていますよね。
このように、完成した情報を公開して終わりではなく、複数のユーザーによって編集や更新が行われることを前提に、作成・運用されているので、情報の追加・更新が容易で、素早く簡単に情報共有できるのが、「Wiki」ページの特徴です。
Teamsの「Wiki」ページを活用するメリット
Teamsで「Wiki」ページを作成・活用することには、主に以下のメリットがあります。
1.業務に関するマニュアルや、注意事項、メンバーから質問・問い合わせが多い内容についての解答など、Wikiページを作ることで、素早く簡単に共有することができる。
2.各メンバーの持つノウハウや有益な情報、アイデアを整理して、Wikiページに蓄積することができ、メンバーが必要な時に、どこからでも役立つ情報やノウハウを参照し、活用することができる。
3.簡単に情報の追加や内容の更新ができるので、鮮度の高い新しい情報を参照することができる。
4.複数人で一緒に修正や更新作業ができるので、スピーディーにページを作成し、情報共有することができる。
皆さんも、確認したい情報がどこに保存されているのかわからず、社内のメンバーに確認してまわることになり、ストレスを感じてしまった経験はありませんか？
業務に関するマニュアルや、現在進行中のプロジェクトに関する情報などを、Wikiページにまとめておけば、何かわからないことがあっても、Wikiページを見れば確認できますし、あとから新しいメンバーが加わった時なども、Wikiページを見れば、情報を効率的に把握することができるので、情報や資料を探し回ったりといった、時間の浪費を防ぐことができます。
また、オフィスに保管されている紙資料とは違って、Wikiページはオンライン上の資料室のようなものなので、Teamsにサインインすれば、いつでもどこからでも情報をすぐに確認できるのも、メリットの一つです。
とても簡単！Teamsの「Wiki」ページの使い方
TeamsのWikiページは、Blogを書くような感じで、誰でもすぐに自分で作成や編集ができるほど、簡単で直感的に使うことができますので、以下の内容を参考にして、ぜひ使い方を覚えておきましょう。
Wikiページを編集する
TeamsのWikiページは、チーム内に作成されたチャネルに開設されます。チャネルの作成時に、空白状態のWikiページが自動的に1つ作成されるので、これから初めてWikiページを作成する場合は、そちらを使ってWikiページの作成・編集を進めていきましょう。
まず、Teams画面の左サイドのメニューにある①「チーム」をクリックし、②チームとチャネルの一覧を表示します。
表示された②チームとチャネルの一覧の中から、Wikiページの作成・編集を行いたいチャネルを選択すると、画面上部に③「Wiki」というタブが表示されるので、「Wiki」タブをクリックします。
Wikiページ編集画面の基本的な使い方
「Wiki」タブをクリックすると、上図のようにWikiページの編集画面が表示されます。
編集画面の基本構成は①「タイトル入力」欄、②「セクション名の入力」欄と文章の入力欄、③「セクションの追加ボタン」、という構成になっています。
・①「タイトル入力」欄には、ページタイトルを入力します(例：営業部マニュアル)。
・②「セクション名の入力」欄には、その段落の文章タイトルを入力します(例：案件管理表の更新方法について)。そのセクションの説明文などのコンテンツは「ここにコンテンツを追加」と書かれている欄に入力します。
・③「セクションの追加ボタン」をクリックすると、新たにセクションを追加することができますので、新しい内容のセクションを追加したい場合は、こちらをクリックします。
Wikiページに画像を追加する
上図はテスト用に作成したWikiページです。このようにコンテンツには文章だけでなく、画像を追加することもできます。
Wikiページに画像を追加する場合は、編集画面の上部にあるツールバーの①「画像を挿入」アイコンをクリックすると、「チームとチャネルを参照」「OneDrive」「コンピューターからアップロード」という、3つの選択肢が表示されるので、挿入したい画像が保存されている場所を選択し、画像を選択すればOKです。
Wikiページにリンクを挿入する
ページにリンクを挿入したい場合は、画面上部のツールバーの①「リンクを挿入」アイコンをクリックすれば、コンテンツ内にリンクを挿入することができます。
また、例えば「営業部チャネル」で作成したWikiページ内に、「品質管理チャネル」で作成したWikiページへのリンクを貼りたい場合は、まずリンクを取得したいチャネルのWikiページで、画面上部にある①「・・・」をクリックし、表示された②「タブへのリンクをコピー」をクリックして、リンクを取得します。
次に、リンクを貼り付けたいチャネルのWikiページを開き、画面上部にある①「リンクの挿入」アイコンをクリックして、任意の場所にリンクを挿入すればOKです。
Wikiページ内の、特定のセクションへのリンクを貼ることもできます。
特定のセクションへのリンクを貼りたい場合、リンクを取得したいセクションの①「・・・」をクリックし、②「リンクをコピー」で取得したリンクを、他のWikiページなどに貼り付ければ、クリックしたユーザーは、特定のセッション部分へ直接アクセスすることができます。
1つ注意点ですが、Wikiページへのリンクを共有できるのは、同じチームに所属するメンバー間のみとなっており、別チームのメンバーにWikiページのリンクを共有しても、アクセスすることはできません。
別チームのメンバーに、所属チーム内にあるWikiページを見せたい場合は、自分のチームのメンバーに招待する必要があります。
Wikiページの書式設定
Wikiページのコンテンツ部分の書式設定を行いたい場合は、①コンテンツの入力箇所をクリックすると、画面上部に②ツールバーが表示されるので、その中から設定したい項目を選択して、設定を行います。
新たにWikiページを追加作成する方法
既存のWikiページとは別に、新たにWikiページを追加作成したい場合は、まずWikiページを作成したいチャネルを選択し、画面上部にある①「タブを追加」アイコンをクリックします。
「タブを追加」アイコンをクリックすると、追加できるさまざまなタブが表示されるので、その中から「Wiki」タブを選択します。
Wikiページの名称入力の画面が表示されるので、名称を入力し、「保存」アイコンをクリックすれば、Wikiページの新規追加が完了します。
作成したWikiページの名称を変更したい場合は、画面上部にある①「Wiki」タブ右横の「ν」をクリックすると、「名前の変更」という項目が表示されるので、こちらをクリックすれば名称変更ができます。
Wikiページ活用のコツは「運用ルール」を設けること！
WikiページはBlogのように、誰でも簡単に作成・編集できるからこそ、事前に運用ルールをきちんと決めておかないと、Wikiページが乱立してしまい、情報共有がスムーズにできなくなってなってしまいます。
Wikiページを業務に活用してくためには、事前にWikiページを作成する際のページフォーマットや、編集・更新する際の注意事項などをまとめて、運用ルールとして、メンバーに共有しておくと良いでしょう。一番最初にWikiページを作成する時は、まずWikiページの運用ルールを、Wikiページにまとめて、メンバーに共有してみるのも良いかもしれないですね。
TeamsのWikiページを活用すれば、情報共有のために、PCのフォルダの中からファイルを取り出したり、情報を把握しているメンバーに聞いて周ったり、などの手間が省けるので、メンバー間のコミュニケーションがより効率的に行えるようになります。
皆さんも、TeamsのWikiページを活用して、業務の効率化に役立ててみてください。
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アバーインフォメーション株式会社 Webマーケティング/「WEB会議DEどうでしょう」制作・執筆担当
台湾のWebマーケティング企業で、Webディレクターとして現地企業のWeb制作ディレクションや、Webマーケティングセミナーの講師などを担当。日本に帰国後、訪日外国人向けWebメディアの編集チームに加入。主に繁体字中国版の編集ディレクターとして、コンテンツ企画等を担当。現在は、アバーインフォメーションのWebマーケティング担当として、「WEB会議DEどうでしょう」の運営、記事執筆のほか、さまざまなPR施策を担当しています。
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