Microsoft Teamsの「Web会議」機能の使い方 – 基本操作・機能を解説

こんにちは、アバーインフォメーションの臼井です。
主にビジネスシーンで、高い人気を誇るコミュニケーションツール「Microsoft Teams」。
普段Web会議ではZoomを使っているけども「MicrosoftのTeamsってどんな感じなの？」と気になってる方も、意外と結構いるんじゃないでしょうか。
そこで今回は、Microsoft Teamsの「Web会議」機能の使い方や、基本操作・機能について紹介いたします。

Microsoft Teamsとは？

Microsoft Teamsは、Microsoft社が提供する「チャット」や「Web会議」「音声通話」「ファイル共有」機能などを備えた、コミュニケーションツールです。
Officeツールを提供するMicrosoft社のコミュニケーションツールということもあり、Web会議をしながら参加者と共同でWordやエクセルファイルの編集ができるなど、Officeツールとの親和性の高さが特徴です。

一部機能に制限がありますが、無料プランでもWeb会議に必要な機能は十分に利用できるほか、Ofice365をすでに導入している企業であれば、Teamsの有料プランの機能を追加コスト無しで、利用することができます。
同じくMicrosoft社が提供する法人向けコミュニケーションツールとして、Skype for Businessがありますが、こちらは2021年に提供を終了する予定となっていますので、これまでSkype for Businessを利用していた方は、Teamsへの移行をおすすめします。

Microsoft Teamsは無料プランでも十分使える！

他のWeb会議ツールの場合、無料プランではグループミーティングに時間制限が設けられていたりしますが、Teamsの無料プランでは、グループミーティングに時間制限は設けられておらず、Web会議へも最大250人まで参加可能となっています。

無料プランでは、利用できる機能に一部制限があり、例えば「会議の録画・録音」機能を使うことができませんが、その他のWeb会議に必要な機能に関しては、一通り利用できるので、Teamsをまだ使ったことがない方は、まずは無料プランで使い勝手を確認してみると良いでしょう。

Microsoft Teamsで「Web会議」を開催する方法

TeamsでWeb会議をホストとして開催する場合、主に以下2つの開催方法があります。

社内のメンバーと急遽Web会議をしたくなった際や、日時を指定して社外の方とWeb会議を行いたい時など、その時々の状況に応じて、最適な開催方法を選ぶと良いでしょう。

それでは早速、TeamsのWeb会議の開催方法を見ていきましょう。

※Teamsの無料プランは、利用できる機能に一部制限があるため、アプリのUI(表示アイコンなど)が有料プランとは異なる場合があります。本記事内で紹介している画像は、すべて無料プラン版のTeamsアプリの画面を撮影したものです。

今すぐWeb会議を開催する

TeamsでWeb会議を開催する方法は、いくつかあるのですが、今回は一番簡単でわかりやすい「会議」画面からWeb会議を開催する方法を紹介します。

「会議」画面からWeb会議を開催する

Teamsアプリの画面左側にある、アイコンの中から①「会議」アイコンをクリックすると、「会議」画面へ切り替わり、「今すぐ会議」と「会議をスケジュールする」の選択項目が表示されるので、②「今すぐ会議」をクリックします。

「今すぐ会議」をクリック後、上記画面が表示されます。
①の項目では開催する「会議名」を設定できます。(不要の場合は、未入力でもOK)
②「今すぐ参加」をクリックすると、Web会議を開始することができます。

Web会議を開始すると「参加するユーザーを招待する」というメッセージが表示され、①「会議のリンクをコピー」と②「メールで招待する」の2つの招待方法を選択することができるので、お好きな方法を選択し、招待したいメンバーに会議urlを送付すればOKです。

日時を予約してWeb会議を開催する

日時を予約して、Web会議を開催する場合は、Teamsアプリの画面左側にあるアイコンの中から、①「会議」アイコンをクリックし、会議画面に入ると、「今すぐ会議」と「会議をスケジュールする」という選択画面が表示されるので、②「会議をスケジュールする」を選択します。

表示された「会議をスケジュールする」という画面で、①「会議名」および②「会議の開催日時」を設定し、「スケジュール」ボタンをクリックします。

最後に、日時を予約した会議への「出席依頼」の共有方法を表示されます。
①の「会議出席依頼をコピー」を選択した場合、以下内容の出席依頼の文面がコピーされますので、メールやチャットツールなどを通じて、招待したいメンバーに送付してください。

②の「Googleカレンダーで共有」を選択した場合は、Googleカレンダーのスケジュール設定画面が表示されますので、Googleカレンダーを通じて、招待したいメンバーに出席依頼の通知を出すことができます。

Microsoft Teamsの基本操作と機能

最後に、TeamsでWeb会議をする際によく使う機能や、会議画面の基本操作・設定方法について、紹介いたします。

覚えておきたい！Teamsの「Web会議」画面の基本操作

カメラのオン・オフ切り替え

Web会議中に、カメラ映像のオン・オフを切り替えたい場合、①の「カメラ」アイコンをクリックします。

マイクのオン・オフ切り替え

自身が発言するタイミング以外は、ノイズやハウリング防止のために、マイクをオフにしておきたい場合、②の「マイク」アイコンをクリックすると、オン・オフの切り替えができます。

デバイスの選択・設定

Web会議で使用するマイクやスピーカー等、デバイスの選択・設定を行いたい場合、ツールバーにある①「…」アイコンをクリックすると、②「デバイスの設定を表示する」という項目が表示されるので、クリックします。

画面右側に表示される「デバイスの設定」画面で、使用するスピーカーやマイク、カメラの選択・変更を行うことができます。
「Web会議にカメラの映像が表示されない」や「音声が聞こえない」などの問題が起きた時は、「デバイスの設定」画面で設定状況を確認しましょう。

Web会議で活用したい！Teamsの便利機能

「画面共有」機能

Web会議中に「画面共有」機能を使って、資料などを共有したい場合は、ツールバーの①「共有」アイコンをクリックします。
「共有」アイコンをクリック後、画面下部に「画面共有」の選択画面が表示され、PCのデスクトップや現在開いているアプリやWebブラウザ、ファイルなどの中から、共有したいものを選択すれば、すぐに画面共有することができます。

「ホワイトボード」機能

Teamsには他のWeb会議ツールと同様に、手書きでイラストなどを書いて、参加メンバーとイメージ共有などができる、ホワイトボード機能が搭載されています。
ホワイトボード機能を使用する場合は、ツールバーの「共有」アイコンをクリックし、画面下部に表示される選択画面の右端にある、①「ホワイトボード」をクリックします。

ホワイトボード機能を終了する場合は、②「発表を停止」をクリックします。
ホワイトボードの内容を画像ファイルとして保存したい場合は、①の「設定」アイコンをクリックします。

「設定」アイコンをクリック後、画面右側にメニューが表示され、その中の①「画像(SVG)のエクスポート」をクリックすると、ホワイトボードの内容を画像ファイルとして保存することができます。

保存された画像ファイルを確認する場合、Teamsアプリの画面左側のアイコンの中から①「ファイル」をクリックします。
次に、②「ダウンロード」をクリックすると、保存されたファイルの一覧が表示されるので、確認したいファイルを選択すると、ファイルを開くことができます。

「チャット」機能

Web会議中に、参加メンバーとテキストでメッセージのやりとりを行いたい場合は、「チャット」機能を使います。
ツールバーの①「会話の表示」アイコンをクリックすると、画面右端に「会議チャット」ウィンドウが表示され、こちらでメンバーとチャットメッセージのやりとりを行うことができます。

Microsoft Teamsは、Officeツールとの親和性も高いため、普段からOfficeツールの使用機会が多い企業が、Web会議システムの導入を検討する際は、Officeツールとの連携を考慮して、一度Teamsを試用してみてみると良いでしょう。

Teamsを導入する企業も増えており、普段はTeams以外のWeb会議システムを使用している方も、今後、取引先などとTeamsを使ってWeb会議をする機会が増えてくるかもしれません。
Teamsを使ったことがない方は、本記事の内容を参考に、ぜひ一度試しに使ってみてください。

臼井 伸一

アバーインフォメーション株式会社 Webマーケティング/「WEB会議DEどうでしょう」制作・執筆担当

台湾のWebマーケティング企業で、Webディレクターとして現地企業のWeb制作ディレクションや、Webマーケティングセミナーの講師などを担当。日本に帰国後、訪日外国人向けWebメディアの編集チームに加入。主に繁体字中国版の編集ディレクターとして、コンテンツ企画等を担当。現在は、アバーインフォメーションのWebマーケティング担当として、「WEB会議DEどうでしょう」の運営、記事執筆のほか、さまざまなPR施策を担当しています。
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