どうもこんにちは、アバーインフォメーションの臼井です。
テレワーク、在宅勤務を行う方々が最近増えたこともあり、いろいろなところで「Web会議」や「テレビ会議」といった言葉を、目にする機会も増えてきました。
しかし、両者の違いについて、正しく理解している人は意外と少ないのではないでしょうか。なんとなく「同じようなものでしょ？」と思っているかもしれませんが、実は「Web会議」と「テレビ会議」は、まったくの別物ってご存知でしたか？
別物であれば、当然それぞれのメリット・デメリットもある、という事で、今回は「Web会議」と「テレビ会議」の違いや、それぞれの持つメリット・デメリットについて、紹介したいと思います。
似てるけど別物！Web会議とテレビ会議
色々なメディアの記事などを見ていると、なんとなく同じような意味で使われていることの多い、「Web会議」と「テレビ会議」ですが、正確にはそれぞれ以下のような違いがあります。
Web会議とは
Web会議とは、アプリやブラウザといったソフトウェアを使用して接続する、会議システムのことを指します。現在、主に普及しているのは「クラウド型」と呼ばれる、外部サーバーを利用するタイプで、インターネット環境さえあれば、場所を問わずにどこからでも利用することができるほか、PCだけでなくスマホやタブレット端末でも利用することができます。
テレビ会議（ビデオ会議）とは
テレビ会議（ビデオ会議）とは、専用端末（ハードウェア）と、拠点同士を繋ぐ専用回線を使って、遠隔会議を行うシステムのことを指します。
Web会議システムとは異なり、専用の端末や回線が必要となるため、テレビ会議システムが設置された会議室からしか、利用することができません。
昨今、新型コロナウイルス対策として、テレワーク（在宅勤務）を実施する企業が増え、利用者が急増しているのが、前者の「Web会議システム」になります。
Web会議システムと、テレビ会議システムのメリット・デメリットとは？
両者の違いについては、理解していただけたと思いますが、それではこの2つの会議システムには、どのようなメリット、デメリットがあるのかを見ていきましょう。
Web会議システムのメリット
1.導入コストが安い
専用の機器などは不要、インターネット環境とPC、そしてWebカメラがあればすぐに始めることが出来る、手軽さと導入コストの安さがメリットの一つです。
2.導入が簡単
上でも述べた通り、インターネット環境とPC、そしてWebカメラがあれば、すぐに始めることができるので、導入が非常に容易である点もメリットです。
3.多機能
システムによって、利用できる機能は異なりますが、どのシステムも録画機能やホワイトボード機能、画面共有機能など、遠隔会議を円滑に行うのに役立つ、さまざまな機能が搭載されています。
4.拡張性（柔軟性）
利用するユーザーのアカウント数を、必要に応じて増やすこともできる上に、より多くの機能が利用できる、契約プランへの変更なども出来るので、最初は小さく始めて、自社の利用規模やニーズの変化に合わせて運用ができるのも、Web会議システムのメリットです。
5.利用場所を問わない
インターネット環境とPC、Webカメラさえあれば、いつでもどこからでも利用することができるため、会議室だけでなく、自席のPCや自宅、外出先のカフェなど、場所を問わずに自由に会議に参加ができるのも、Web会議システムの優れた点です。
テレビ会議システムのメリット
1.専用回線を使用し接続するので、音声・映像の安定度が高い
Web会議システムとは違い、テレビ会議の場合、専用回線を通じて拠点同士を接続するため、データの送受信が安定的にでき、高い品質の音声や映像を通じて、やりとりできるのがメリットです。
2.セキュリティ性が高い
インターネット回線ではなく、専用回線を通じて拠点同士でデータのやり取りを行うため、高いセキュリティ性を保てるという点も、テレビ会議システムのメリットです。
Web会議システムのデメリット
1.映像・音声品質がネット環境の影響を受けやすい
現在は、Web会議システムでも、テレビ会議システムに引けを取らないほどの、高画質、高音質で会議を行えるになってきていますが、インターネット回線を通じてデータの送受信を行うため、映像や音声の品質は、ユーザーが利用しているネット環境の影響を受けやすいという、デメリットがあります。
2.映像・音声品質にバラつきが出やすい
専用端末を使って会議を行う、テレビ会議システムとは異なり、お持ちのPCやスマホ、タブレット端末を使って、すぐに会議ができるのがWeb会議システムの利点ですが、各参加者が使用するPCやスマホ等の端末に搭載されている、カメラやマイク性能がそれぞれ異なるため、各参加者から出力される映像や音声の品質にバラつきが生じやすい、という側面もあります。
テレビ会議システムのデメリット
1.利用場所が限定される
専用の端末と回線を使用して、拠点同士を接続するため、高品質な映像・音声で会議を行えるという利点がある反面、端末と回線を設置した会議室同士でしか、会議が行えないため、毎回会議を行う場所が限定されるというデメリットがあります。
2.導入コストが高い
利用するためには、専用の端末と回線を導入が必須となるため、初期投資に必要となるコストが高い、というデメリットがあります。
3.拡張性に欠ける
専用の端末と回線を設置した拠点同士でしか、会議ができないため、別の拠点と会議を行いたくなった場合、新たに専用端末の導入、回線の工事が必要となるため、追加コストが生じてしまいます。
果たしてどちらを選ぶべき？選び方のポイントは？
ご覧いただいた通り、Web会議とテレビ会議には、それぞれにメリット、デメリットがあるので、「自社にどちらのシステムを導入した方が良いのか？」と悩んだ際は、どういう目的・用途で使用したいのか、重視するポイントは何かを、明確にすると、どちらのシステムが自社での利用に最適か、判断がしやすくなると思います。
例えば、社内研修での利用や、支社など他拠点との定期会議といった、多人数が参加する遠隔会議を主目的とするのであれば、音声・映像の安定性の高い、テレビ会議システムの方が、利用ニーズに合致するはずです。一方で、テレワーク（在宅勤務）を行う社員との会議や、顧客との打ち合わせなど、場所を問わずに自由度の高い使い方をしたい場合には、Web会議システムの方が合っているでしょう。
今後はWeb会議システムが遠隔会議の主流になるのでは
今後の遠隔会議で、主流となってくるシステムは、Web会議システムではないかと、私個人は考えています。
最近の新型コロナウイルスの流行のように、今後も、さまざまな不測の事態が発生する可能性があります。そうした事態が発生した際、企業は在宅勤務を始めとするテレワークの実施などで、事業の継続性を確保する必要がありますが、利用場所が限定されるテレビ会議システムでは、在宅勤務・テレワークを行う社員とのやり取りや、顧客との商談などに、対応することができません。
さまざまなシーン、状況に応じて臨機応変に利用できるシステムとなると、やはりWeb会議システムということになります。
また、今後は「テレワーク（在宅勤務）」を導入しているか否かが、就職や転職活動を行う立場からすると、企業を評価する一つの基準となる、そんな可能性も考えられます。より柔軟で、幅広い働き方を提供できる企業が、優秀な人材の確保において、有利となっていくのは間違いないでしょう。
こうした社会情勢や、企業の働き方の変化に対応がしやすい、Web会議システムが、今後は遠隔会議の主流となっていくのではないでしょうか。
アバーインフォメーション株式会社 Webマーケティング/「WEB会議DEどうでしょう」制作・執筆担当
台湾のWebマーケティング企業で、Webディレクターとして現地企業のWeb制作ディレクションや、Webマーケティングセミナーの講師などを担当。日本に帰国後、訪日外国人向けWebメディアの編集チームに加入。主に繁体字中国版の編集ディレクターとして、コンテンツ企画等を担当。現在は、アバーインフォメーションのWebマーケティング担当として、「WEB会議DEどうでしょう」の運営、記事執筆のほか、さまざまなPR施策を担当しています。
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