どうもこんにちは、アバーインフォメーションの臼井です。
皆さん、Web会議ツール「Zoom」に搭載されている、「ブレイクアウトルーム」機能をご存知ですか？
Zoomユーザーに意外と知られていない、ブレイクアウトルーム機能は、無料版でも利用ができ、会議はもちろんのこと、オンラインセミナーや社員研修など、会議以外の用途でZoomを使う時にも、効果を発揮してくれる機能です。
今回は、Zoomの活用の幅をグッと広げてくれる便利な機能、ブレイクアウトルームの使い方を紹介します。
意外と知られていない、Zoomの「ブレイクアウトルーム」機能とは？
多人数が参加する会議や、研修の時などにメンバーをいくつかのグループに分け、グループ毎にアイデアを出したり、意見を発表するといった、グループワークを行うことがありますよね。
今回紹介する「ブレイクアウトルーム」は、Zoom上で会議に参加しているメンバーを複数のグループ（小部屋）に分けて、グループワークを行うことができる機能で、通常のWeb会議だけでなく、オンラインセミナーや社員研修の際など、役立つこと間違いなしの機能です。
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Web会議システム「Zoom」の使い方と活用したい便利機能
ブレイクアウトルーム機能の概要
・ホスト（主催者）だけが利用できる、Zoom上でグループワークを行う機能。
・最大50室までブレイクアウトルームを作成できる。
・1室に最大200名まで参加可能。
・ブレイクアウトルームの参加者は、オーディオ、ビデオ、画面共有機能が利用できる。
・ホスト以外は他のブレイクアウトルームへは、入退室できない。
とても便利な機能にもかかわらず、ユーザーに意外と知られていない、ブレイクアウトルーム。Zoomの初期設定ではオフになっているため、この機能の存在自体を知らない方が、もしかしたら多いのかもしれませんね。
まずは、Zoomでブレイクアウトルームを使用できるようにするための、設定方法から説明したいと思います。
超簡単！ブレイクアウトルームの設定方法
ブレイクアウトルームは、Zoomの初期設定ではオフになっているため、Zoomサイトにサインインし、「マイ設定」ページで、設定をオンにする必要があります。
サインイン後、左側のサイドメニューの中から「設定」をクリック。
「設定」ページを下にスクロールしていくと、「ブレイクアウトルーム」のオンオフ設定の項目（上図）がありますので、オンにしてください。
設定に関する注意点として、「ブレイクアウトルーム」のすぐ下にある「リモートサポート」機能の設定がオン状態になっていると、「ブレイクアウトルーム」をオンにすることができないため、「リモートサポート」がオフになっているか確認してください。
ブレイクアウトルームの使い方
それでは、早速ブレイクアウトルームの使い方を見ていきましょう。
参加者を各ルーム（セッション）へ割り当てる方法
Zoom公式サイトの「マイ設定」ページで、ブレイクアウトルームがオン設定になっている場合、Zoomクライアントを起動すると、画面下部のツールバーに「ブレイクアウトセッション」というアイコンが表示されますので、こちらをクリックしてください。
表示された「ブレイクアウトセッションの作成」というウィンドウで、参加者をいくつの小部屋（セッション）に割り当てるのかを設定します。
参加者の割り当ては「自動」と「手動」が選択でき、「自動」を選択した場合、作成した小部屋（セッション）へ、参加者が自動で割り当てられます。
「手動」を選択した場合は、ホスト（主催者）が作成した各小部屋（セッション）へ、どのメンバーを割り当てるかを選択するウィンドウが表示されます。
ホスト（主催者）によって、各部屋へ参加者の割り当てが完了すると、参加者側の画面に「ホストはブレイクアウトルームにあなた招待しています」というメッセージが表示されます。
参加者がメッセージの「参加」をクリックすれば、ブレイクアウトルームがスタートします。
ブレイクアウトルームで活用したい、便利なオプション機能
ブレイクアウトルームには、グループワークに役立つ、さまざまなオプション機能が搭載されています。
これらのオプション機能を活用すれば、グループワークがよりスムーズにできると思うので、ぜひ活用してみてください。
1.タイマー機能
タイマー機能を使用すると、グループワークの制限時間を設定して、参加者の画面に終了時間までの残り時間を表示することができます。
Zoomクライアントの「ブレイクアウトセッション」を選択し、「オプション」をクリックすると表示される項目の中の「分科会室は次の時間に自動的に閉じます」を選択すると、ブレイクアウトルームの制限時間を設定することができます。
オプションの選択画面で「時間切れ後に自分に通知」を選択した場合、制限時間が終了すると、ホスト（主催者）に「時間切れ」の通知が表示され、ブレイクアウトルームの「終了」もしくは「延長」の選択が行えます。
オプションの選択画面で「分科会室を閉じた後のカウントダウン」を選択した場合、ブレイクアウトルームの終了時間が近づくと、参加者の画面にカウントダウンの秒数が表示されます。（カウントダウンの秒数についてはオプションで設定可能）。
カウントダウンが終了すると、参加者は自動的にメインのミーティングルームへと移動します。
2.ブロードキャスト（メッセージ）機能
ブレイクアウトルームで、グループワークを行っている最中は、メインのミーティングルームでチャットメッセージを送っても、参加者は見ることができません。
グループワークを行っている参加者に、ホスト（主催者）が何かメッセージを送りたい場合は、ブレイクアウトルームのウィンドウで「全員宛のメッセージを送信」を選択すると、メッセージを送信することができます。
3.ホスト（主催者）にヘルプを求める
参加者が、ホスト（主催者）に質問や手助けが必要となった場合、Zoomクライアントのツールバーにある「ヘルプを求める」をクリックすると、ホストに対してブレイクアウトルームへの入室を依頼することができます。
参加者がヘルプを求めると、ホスト（主催者）の画面に、「参加者がヘルプを求めている」ことを伝える通知が表示され、ブレイクアウトルームへ入室するかどうかを、選択することができます。
4.各ルームへの入退室機能（ホストのみ利用可能）
ホストが、各グループを巡回して状況を確認したい場合は、「ブレイクアウトセッション」のウィンドウから、参加したいルームの「参加」をクリックすることで、入室することができます。
5.参加者の移動（入れ替え）
ブレイクアウトルームの参加者は、他のルームへと自由に移動することはできません。グループワークの最中に、参加者が別のルームへと移動する必要がある場合は、ホストが「ブレイクアウトルーム」のウィンドウから、参加者を任意のルームへと移動させることができます。
新型コロナウイルスの影響もあり、最近ではWeb会議だけでなく、オンライン授業や会社説明会、社員研修など、従来対面で行っていたイベントなども、Zoomを活用して行う企業が増えてきています。
今回紹介した「ブレイクアウトルーム」は、Zoomを使った社員研修やオンラインセミナーをより円滑に行うのに、ぜひ活用したい機能なので、今後Zoomを使った社員研修やセミナーなどを考えている方は、ぜひ使い方をマスターしておきましょう。
アバーインフォメーション株式会社 Webマーケティング/「WEB会議DEどうでしょう」制作・執筆担当
台湾のWebマーケティング企業で、Webディレクターとして現地企業のWeb制作ディレクションや、Webマーケティングセミナーの講師などを担当。日本に帰国後、訪日外国人向けWebメディアの編集チームに加入。主に繁体字中国版の編集ディレクターとして、コンテンツ企画等を担当。現在は、アバーインフォメーションのWebマーケティング担当として、「WEB会議DEどうでしょう」の運営、記事執筆のほか、さまざまなPR施策を担当しています。
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