こんにちは、アバー・インフォメーションの臼井です。
予定していたミーティングにホストの到着が遅れたり、急用で不参加になってしまい、予定していたミーティングが開催できなくなってしまった、なんてことがたまにありますよね。
実はZoomでは、そんなホスト不在の状況でもミーティングを開始したり、ホスト不在でもホスト権限を別の参加者に譲渡して、ホストと同等の権限をミーティング中に使用できるようにする設定方法が用意されています。
そこで今回は、Zoomでホスト不在の時のミーティングの開始方法や必要な設定について、紹介いたします。
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ホストが不在でも、予定通りZoomミーティングを行いたい
ホストが別の会議で長引いてしまい、予定時刻にまだ参加していない時や、ホストが急用でWeb会議に不参加となってしまった時など、ホストが不在のため予定していたWeb会議ができなくなってしまうことがあったりします。
時間を調整してメンバーを集めたのに、ホストが不在だからといって中止にするのも時間が勿体ないですし、ホストがいなくても残りのメンバーだけでWeb会議をやりたい時もありますよね。
そんなホストが不在の状況でも、Web会議を開始できるようにする設定がZoomにはあります。あらかじめ設定をしておけば、ホストが急遽不参加となっても他の参加者たちでWeb会議を始めることができるので、万一のために設定しておくことをおすすめします。
ホスト不在でZoomミーティングを開始する方法・設定
ホスト不在でWeb会議を開始できるようにするには、以下で紹介する設定を事前に行う必要があります。
Zoom公式サイトの設定ページで行う設定と、Zoomアプリ側で行う設定があるので、それぞれのやり方について見ていきましょう。
「ホストより先に参加することを参加者に許可」を有効にする
まず、Zoom公式サイトの右上にある「マイアカウント」をクリックして、Zoomの設定ページに入ります。
設定ページに入ったら、左側メニューの①「設定」の②「ミーティングのスケジュール」の設定項目の中に、③「ホストより先に参加することを参加者に許可」という設定があるので、こちらを有効にします。
また、すぐ下に④「Participants can join」という項目があり、こちらにチェックを入れると、Web会議の開始時刻の何分前から参加者の入室を許可するのかを設定することができます。
「任意の時間/開始時刻の5分前/10分前/15分前」と4つの中から設定が選べるので、開始時刻前の入室を許可したい場合は、設定をしておきましょう。
Zoomアプリの「スケジュール」の詳細オプションを設定する
Zoomサイト内の設定ページで行う事前設定の他に、ZoomアプリでWeb会議の予約設定を行う時にも設定が必要となります。
Zoomアプリの①「スケジュール」をクリックし、Web会議の予約画面が表示されたら、開催日時などの必要項目を設定した上で、②「詳細オプション」にある「任意の時刻に参加することを参加者に許可します」にチェックを入れます。
要注意！「待機室」機能を無効にするのを忘れずに
Web会議の予約設定を行う際に、②「詳細オプション」で「任意の時刻に参加することを参加者に許可します」にチェックを入れるほかに、③「待機室」の設定を確認しておきましょう。
「待機室」の設定にチェックが入っていると、ホストが許可しないと入室ができなくなります。ホスト不在でもWeb会議が開始できるよう、チェックは必ず外しておきましょう。
有料アカウントの場合：ホスト不在時に「ホスト権限を要求する」でホスト権限が使用可能
ホスト不在でWeb会議を開始した場合、ホスト権限が無いとできない操作や使用できない機能があり、不便さ感じることがあります。
その場合、Zoomの有料アカウントであれば、Web会議中に「ホストの要求」という機能を使って、ホスト権限を参加者に譲渡することができます。
Web会議中にホスト権限の要求をする場合は、Zoom画面下部にある①「参加者」アイコンをクリックし、参加者一覧が表示されたら、②「ホストの要求」をクリックします。
③「ホストキーを入力してホストロールを要求」というウィンドウが表示されるので、入力欄にホストキーを入力すれば、ホスト権限を得ることができます。（※Zoomの無料アカウントでは、ホストキーは利用できません）
ホストキーについては、Zoomサイトの設定ページの①「プロフィール」内にある②「ホストキー」という項目で確認することができます。
ホストがWeb会議に不参加になったり、途中退出することになった場合は、このホストキーを参加者に共有しておくことで、ホスト権限を参加者に譲渡できるようになるので、ぜひ覚えておきましょう。
会議は参加人数が多くなるほど、スケジュールの調整が難しくなるので、予定していた会議のキャンセルは極力避けたいものです。
今回紹介した設定を行っておけば、万が一ホストがWeb会議に参加できなくなった場合でも、ホスト抜きで進行できるような議題であれば、残りのメンバーで予定通りWeb会議を始めることができるので、ぜひ皆さんも活用してみてください。
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アバーインフォメーション株式会社 Webマーケティング/「WEB会議DEどうでしょう」制作・執筆担当
台湾のWebマーケティング企業で、Webディレクターとして現地企業のWeb制作ディレクションや、Webマーケティングセミナーの講師などを担当。日本に帰国後、訪日外国人向けWebメディアの編集チームに加入。主に繁体字中国版の編集ディレクターとして、コンテンツ企画等を担当。現在は、アバーインフォメーションのWebマーケティング担当として、「WEB会議DEどうでしょう」の運営、記事執筆のほか、さまざまなPR施策を担当しています。
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