こんにちは、アバーインフォメーションの臼井です。
Teamsには、チャネルのメンバーとメッセージのやり取りをする時に使用する「投稿」機能と、特定のメンバーとやり取りする時に使用する「チャット」機能があります。どちらもメンバーとのメッセージのやり取りに使う機能ですが、「チャネルの投稿」機能と「チャット」機能はそれぞれ用途が異なるため、正しく使い分けることが大切です。
そこで今回は、Teamsの個人チャット、グループチャットの使い方と「チャネルの投稿」機能との違いについて、紹介いたします。
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Teamsの「チャネルの投稿」機能と「チャット」機能の違いとは？
Teamsにはメンバーとメッセージのやり取りを行う機能として、「チャネルの投稿」機能と「チャット」機能があります。
どちらもメッセージのやり取りを行う機能なので「どちらも同じようなものでしょ？」と思ってしまいがちですが、「チャネルの投稿」機能と「チャット」機能には、以下のような違いがあります。
Teamsのチャネルの投稿機能
チャネルの投稿機能は、チャネルに所属するメンバーとやり取りする際に使用する機能で、投稿されたメッセージのやり取りは、チャネルの全メンバーに公開されるため、チャネルのメンバーに対する情報共有に利用するのに適しています。
チャネルに投稿されたメッセージのやり取りは、スレッド表示(※テーマごとにグループ分けして表示される方式)されるため、一つの投稿スレッドの中でさまざまなテーマや話題について、メッセージのやり取りを行うのではなく、テーマやトピックに応じて投稿スレッドを立てて、その中で決められたテーマ、トピックについてメッセージのやり取りを行う、という使い方に適しています。
また、チャット機能とは異なり、チャネルの投稿機能では上図のように、投稿スレッドに①件名を付けることができます。投稿スレッドに件名を付けることで、このスレッドでは何の話題、テーマについてやり取りが行われているかが明確となり、後で投稿内容を見返したくなった際に、情報が探しやすくなります。
Teamsのチャット機能
チャット機能は、チャネルの投稿機能とは異なり、チャネルに所属していないメンバーとメッセージのやり取りを行うことができます。
また、チャット機能は特定のメンバーと1対1、あるいは特定メンバーで構成されたグループ内でのメッセージのやり取りに使用することができます。チャネルの投稿機能でやり取りされるメッセージ内容は、チャネル内の全メンバーに公開される「オープンな会話」であるのに対して、チャット機能でのやり取りは、特定のメンバーの間で交わされる「プライベートな会話(クローズドな会話)」という位置づけになります。
Teamsのチャット機能の使い方
Teamsでは、チャネルでメッセージを投稿した場合、投稿内容がチャネル内の全メンバーに公開されるため、特定のメンバーとの間だけでメッセージのやり取りを行いたい場合や、チャネルに所属していないメンバーとやり取りを行いたい場合は、チャット機能を使用します。
Teamsのチャット機能では、特定のメンバーと1対1のやり取りを行う「個人チャット」と、3人以上のメンバーでグループを作成してやり取りを行う「グループチャット」を行うことができます。
特定のメンバーと1対1でチャットする方法(個人チャット)
特定のメンバーと1対1でチャットを行いたい場合は、まず①「チャット」アイコンをクリックしてチャット画面へと入り、次に②「新しいチャット」アイコンをクリックすると、チャット画面の上部に③検索欄が表示されるので、ここでチャットを行いたいメンバーの名前を検索します。
①の検索欄でメンバーの名前を検索し、表示されたメンバーを選択すると上図のようにメンバーの名前のアイコンが画面上部に表示されます。この状態でPCの「ENTER」キーを押すと、選択したメンバーとのチャット画面が開始されます。
選択したメンバーとのチャット画面が始まると、①メッセージの入力欄が表示されるので、あとはメッセージを入力して送れば、相手とのチャットを開始することができます。
複数人のメンバーとチャットする方法(グループチャット)
3人以上のメンバーとグループチャットを行いたい場合は、個人チャットの時と同様に、まず①チャット画面に入り、②「新しいチャット」アイコンをクリックします。
画面上部に表示された③検索欄でメンバーの名前を検索し、グループチャットを行いたいメンバーの名前を選択すると、上図のように画面上部に選択したメンバーの名前のアイコンが表示されます。
グループチャットに招待したいメンバーの追加が全て完了した後、PCの「ENTER」キーを押せば、グループチャット画面が開始されます。
1対1のチャット中、メンバーを追加してグループチャットに変更する
1対1でチャットを行っている時に、新たにメンバーを追加してグループチャットへと変更することもできます。
1対1の個人チャットをグループチャットへと変更したい場合は、チャット画面の右上にある①「ユーザーの追加」アイコンをクリックし、②「追加」というウィンドウが表示されたら、ここで追加したいメンバーを検索して追加すればOKです。
チャットのメッセージに優先度を設定して送る方法
Teamsのチャット機能では、送信するメッセージに優先度を設定することができます。
優先度の設定方法は、チャット画面下部のツールバーにある①「配信オプションを選択します」のアイコンをクリックすると、②メッセージの優先度の選択画面が表示されるので、設定したい優先度を選択した後、メッセージを送信すると優先度を設定したメッセージを相手に送信することができます。
メッセージの優先度は以下の3つの中から、選択することができます。
「標準」：メッセージを普通の状態で送信します(デフォルトの設定)
「重要」：メッセージに重要マークを付けて送信します
「緊急」：緊急を設定して送信すると、相手にメッセージが読まれるまで2分間隔で20分間にわたって、繰り返し通知を出すことができます
たとえば、優先度「重要」を設定してメッセージを送ると、上図のようにメッセージが目立つように赤い「！」マークがメッセージの右横に表示されます。
チャットメッセージの書式を設定する方法
チャットで送るメッセージの書式を設定したい場合は、画面下部のツールバーにある①「書式」アイコンをクリックすると、②書式ツールが表示され、メッセージのフォントサイズや文字の色など、書式を設定してメッセージを送ることができます。
チャットからWEB会議や音声通話へと変更する方法
メンバーとチャットをしている時に、相手とWEB会議や音声通話を行いたくなった場合は、チャット画面からそのままWEB会議や音声通話へと、変更することができます。
チャットからWEB会議へと変更したい場合は、チャット画面右上の①「ビデオ通話」アイコンをクリック、音声通話へ変更したい場合は②「音声通話」アイコンをクリックすれば、チャットに参加しているメンバーでWEB会議や音声通話を開始することができます。
チャネルの投稿機能とチャット機能は一見似ているため、つい同じような使い方をしてしまいがちですが、それぞれ用途が異なるため、Teamsでメンバーと効率的にメッセージのやり取りをしたい場合は、メッセージを送る相手や用途を考えた上で、ぜひチャネルの投稿機能とチャット機能を使い分けてみてください。
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アバーインフォメーション株式会社 Webマーケティング/「WEB会議DEどうでしょう」制作・執筆担当
台湾のWebマーケティング企業で、Webディレクターとして現地企業のWeb制作ディレクションや、Webマーケティングセミナーの講師などを担当。日本に帰国後、訪日外国人向けWebメディアの編集チームに加入。主に繁体字中国版の編集ディレクターとして、コンテンツ企画等を担当。現在は、アバーインフォメーションのWebマーケティング担当として、「WEB会議DEどうでしょう」の運営、記事執筆のほか、さまざまなPR施策を担当しています。
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