こんにちは、アバーインフォメーションの臼井です。
在宅勤務をしていると、他の同僚たちの状況がわからないため、今連絡しても大丈夫なタイミングなのかが、わからない時があります。
Teamsにはステータス（プレゼンス）という機能があり、本機能を使うと自身が取り込み中なのか、それとも連絡可能な状況なのかを、周りに知らせることができます。他のメンバーとのコミュニケーションをスムーズに行うためにも、ぜひ活用していきたい機能の一つです。
そこで今回は、Teamsのステータス機能とステータスメッセージの使い方、設定方法について紹介いたします。
Teamsのステータス(プレゼンス)機能とステータスメッセージとは？
Teamsには、ユーザーの現在の状況を表示する「ステータス」という機能があり、Teamsのユーザアイコン右下にあるマークの種類によって、そのユーザーが現在「取込み中」なのか、または「連絡可能」なのか、などを表せるようになっています。
また、ユーザーアイコンの右下にあるステータス表示のマークにマウスカーソルをあわせると、そのユーザーのステータスの詳細をテキストでも確認することができます。
Teamsにはステータス機能の他に、自身の状況について詳しい説明をメッセージとして表示できる「ステータスメッセージ」という機能もあります。
たとえば、一時的に席を外す際に「一時退席中」と設定することで、他のメンバーに現在の状況を伝えることができますが、「いつ頃戻ってくるのか？」までは伝えることができません。
しかし、ステータスメッセージを使用すれば、テキストで「一時退席中、20分後に戻ってきます」など、より詳しい自身の状況を伝えることができます。
ステータスの種類
Teamsのステータスには、予定表の予定内容に応じて自動的に表示されるものから、ユーザーが手動で設定できるものまで、以下のようにさまざまな種類のステータスがあります。
| 手動で設定できるステータス | 自動で設定されるステータス | |
| 連絡可能 | 連絡可能 | TeamsやOutlookの予定表に予定が入っていない時に表示される。 |
| – | 連絡可能、外出中 | ユーザーが自動応答を設定した期間中に、Teamsを使用すると表示される。 |
| 取り込み中 | 取込み中 | TeamsやOutlookの予定表に予定が入っている時に表示される。 |
| – | 通話中 | Teamsで通話中に表示される。 |
| – | 通話中、外出中 | Outlookの予定表に外出予定が入っている時間帯に表示される。 |
| 応答不可 | – | 手動でのみ設定可。 |
| – | 発表中 | Teamsで会議中、画面共有している時に表示される。 |
| – | フォーカス | TeamsのMyAnalyticsでフォーカス時間を設定した場合に表示される。 |
| 手動で設定できるステータス | 自動で設定されるステータス | |
| 退席中 | 退席中 | PCがロック状態またはスリープ状態の時、PCが一定時間操作されていない時に表示される。 |
| 一時退席中 | – | 手動でのみ設定可。 |
| オフライン | オフライン | ユーザーがTeamsにログインしていない状態の時に表示される。 |
| – | 状態不明 | ユーザーのTeamsの状態が不明な時に表示される。 |
| – | 外出中 | 自動応答が設定されている、または予定表に外出予定が設定されている時に表示される。 |
Teamsのステータス機能の使い方・設定方法
Teamsのステータスの表示は、予定表やOutlookの予定表に登録されいる予定、あるいはお使いのPCの稼働状況に応じて、自動的に変化するようになっています。
また、わざわざ予定表に予定を登録しなくても、一部のステータスについては手動による設定もできるため、自身の状況に応じて柔軟にステータスを切替えたい場合は、手動で設定すると良いでしょう。
手動によるステータスの設定方法
ステータスを手動で設定・変更したい場合は、まずTeams画面の右上にある①プロフィールアイコンをクリックして表示される、②現在のステータスをクリックします。
設定可能なステータスの一覧が表示されたら、あとはその中から設定したいステータスを選択すれば設定は完了です。
ステータスを手動設定する場合、選択したステータスの表示期間を設定することもできます。
たとえば「一時退席中」のステータスを1時間表示すると設定しておけば、設定時間が経過した後にステータスが自動的にリセットされるため、ステータスを「連絡可能」に戻し忘れることを防ぐことができます。
ステータスの表示期間を設定したい場合は、ステータスの選択画面にある①「期間」をクリックします。次に設定画面でステータスを選択し、②「次の期間の経過後にステータスをリセット」の項目で、ステータスの表示期間を選択すればOKです。
優先アクセスの対象ユーザーを指定する
Teamsには優先アクセスという設定があり、たとえばステータスを「応答不可」に設定している場合でも、特定のメンバーを優先アクセスの対象に指定しておけば、これらメンバーからの通知を受け取ることができるようになります。
優先アクセスを設定する場合は、Teamsの設定画面の①「プライバシー」設定に入り、②「優先アクセスを管理」をクリックします。
優先アクセスの設定に入り、③「名前または番号でユーザーを検索」に優先アクセスを設定したいユーザーの名前を入力すると、ユーザーが検出され優先アクセスの対象ユーザーに指定することができます。
ステータスメッセージの設定方法
ステータスメッセージの設定は、Teamsのプロフィールアイコンをクリックし、表示されたメニューの中の①「ステータスメッセージを設定」をクリックします。
設定画面が表示されたら、②の入力スペースに表示したいメッセージを入力します。また、ステータスメッセージの有効期間を設定したい場合は、③の「ステータスメッセージの有効期間」のメニューで有効期間を設定することができます。
互いの様子が把握しにくい在宅勤務で、仕事を効率よく進めていくためには、上司や同僚との情報共有や円滑なコミュニケーションが欠かせません。
今回紹介したTeamsのステータス機能やステータスメッセージを活用すれば、「今連絡しても大丈夫かな？」と連絡を躊躇ってしまったり、「作業に集中したいのに、同僚から連絡が頻繁に来て集中できない」などの悩みを解消することができるので、皆さんもぜひ活用してみてください。
アバーインフォメーション株式会社 Webマーケティング/「WEB会議DEどうでしょう」制作・執筆担当
台湾のWebマーケティング企業で、Webディレクターとして現地企業のWeb制作ディレクションや、Webマーケティングセミナーの講師などを担当。日本に帰国後、訪日外国人向けWebメディアの編集チームに加入。主に繁体字中国版の編集ディレクターとして、コンテンツ企画等を担当。現在は、アバーインフォメーションのWebマーケティング担当として、「WEB会議DEどうでしょう」の運営、記事執筆のほか、さまざまなPR施策を担当しています。
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