こんにちは、アバーインフォメーションの臼井です。
Web会議システムを導入する際に、やはり気になるのが「セキュリティ対策」ですよね。現在多くの会社がWeb会議システムを提供していますが、これだけ多くのサービスがあると、初めて導入を行う方にとっては、機能面の違いを比較するだけでも結構大変ですが、なかでもセキュリティ面の対策については、どういう面をしっかりチェックすべきなのか、わからない部分もきっとあるのではないでしょうか。
そこで今回は、Web会議システムのセキュリティ対策で、抑えておくべきポイントをご説明します。
Web会議に必要なセキュリティ対策とは？
Web会議システムを導入することで、業務の効率化やコスト削減など、企業にとって色々なメリットが期待できますが、その一方で運用ルールの取り決めや、セキュリティ管理をしっかりと行わないと、第三者からの不正アクセスや、機密情報の漏洩が発生し、企業に大きな損失をもたらす可能性も考えられます。
そこで、導入を検討する際は、以下のようなセキュリティ対策に必要な機能が、備わっているかを、しっかりチェックしておく必要があります。
暗号化機能
暗号化機能とは、Web会議でやりとりされる音声や映像データを、外部の第三者に盗み見されないように暗号化する機能です。
通常の会議と同様に、Web会議でも、社内の機密情報や顧客情報などをやりとりする機会が、当然あると思います。
どのWeb会議システムも、暗号化機能は標準的に備わっていると思いますが、導入を検討しているシステムが、どのような暗号化機能を実装しているのかは、しっかり確認しておきましょう。
会議ルームへのアクセス制限機能
現在、多くのWeb会議システムは、主催者から送られたURLをクリックするだけで、簡単にWeb会議に参加できる形のものが多いです。
URLをクリックするだけで参加できるので、とても簡単で便利である一方、URLが外部に漏れてしまえば、第三者による不正アクセスに悪用される可能性も、有り得ます。
パスワードを入力したユーザーのみ参加できる、といったアクセス管理・制限を行う機能の有無についても、チェックしておきましょう。
端末認証・IP制限機能
パスワードによるアクセス制限の他に、特定端末からのアクセスのみ許可する「端末認証」や、特定のIPアドレスからのアクセスのみを許可する、といった機能を有するシステムもあります。
アクセスの制限が厳しくなると、セキュリティ対策としては効果が高まる一方で、システムの利便性は多少損なわれるかもしれません。しかし、機密情報を扱う機会の多い業務や部門においては、こういった機能の必要性も出てくるのではないでしょうか。
アクセス履歴機能
さまざまな形でアクセス制限を行っていても、何らかのミスや不正な手段によって、情報漏洩や不正アクセスが起こってしまう可能性は、ゼロではありません。
そういった事態が起きた際に、システムへのアクセス履歴を残す機能があれば、不正アクセスを働いたユーザーの特定に繋がる可能性もあるため、アクセス履歴を残しておくのも、万一に備えて有効なセキュリティ対策になります。
ポイント1
第三者による不正アクセスや、情報漏洩に対して、どのような機能で対策を図っているのかを、しっかりチェックしましょう。
無料のWeb会議システムは安全？有料版とはどう違うのか？
有料のシステムを導入する前に、「まずは無料で使えるものを試してみたい」と考える方も多いと思いますが、そこで気になるのが「無料で使えるWeb会議システムって安全なの？」という部分ですよね。
結論から言ってしまうと、無料で使えるWeb会議システムであっても、セキュリティ対策がダメということはなく、必要なセキュリティ対策は行われています。
しかし、あくまで「無料」提供しているツールなので、有料のものと比較すると、セキュリティ面に、それほどコストをかけていないシステムがあるのも、事実でしょう。
だからと言って「無料」のものが、すべてセキュリティリスクがあるというわけでもありません。大事なのは、「目的」に応じてうまく無料のものを活用することです。
たとえば、まず無料ツールや無料トライアル期間を設けているWeb会議システムを、社内利用に限定して、試験的に導入してみるという形が、良いのではないでしょうか。
業務での使用に適しているのか、どういう機能が必要なのかなど、活用イメージをより明確化した上で、有料システムの導入を行えば、ミスマッチが生じるリスクも減らすことができ、自社に最適なシステムを導入することができるでしょう。
ポイント2
無料で使えるものや、無料トライアル期間のあるシステムを使って、まずは社内評価を行い、業務での利用イメージを明確化してから、有料版のシステムへ導入するなど、目的に合わせて活用することをおすすめします。
Web会議システムのセキュリティ対策だけでは、不十分
第三者による不正アクセスや、機密データの情報漏洩などを防ぐために、セキュリティ対策がしっかりとした、Web会議システムを選ぶことは重要です。
しかし、Web会議システムのセキュリティ対策が万全だったとしても、従業員のパソコンやスマホのセキュリティ対策が不十分であれば、そちら側から情報漏洩などの事故が、起きてしまう可能性があります。
自社内の情報管理や、従業員が使用するパソコンのセキュリティ対策にも十分注意を払った上で、Web会議システムを利用していくことが、大切です。
ポイント3
Web会議システム側だけの対策だけでは不十分。社内の情報管理体制や、従業員が使用するパソコン、スマホなどのセキュリティ対策もしっかり行うことで、情報漏洩、不正アクセスといったリスクを減らすことができます。
大事なのは「安心・安全」だけでなく「業務に適した」使い方ができること
Web会議システムを導入する時に、注意すべきポイントはセキュリティ対策だけではありません。
セキュリティ対策に関しては、多くの人が気を配りますが、その一方で、業務での使用に適した機能が備わっているかについては、ついチェックが甘くなりがちです。
セキュリティ対策は万全だが、その他の機能面で足りない部分があり、利用者がフラストレーションを感じたり、業務効率を下げてしまっては、結局「何のために導入したのか？」ということに、なってしまいますよね。
自社に導入する場合、セキュリティ対策が大切なのは言うまでもないですが、どのような機能があると、より業務の効率化、円滑なコミュニケーションを図ることができるのか？こういった点も踏まえながら、自社での利用に最適なWeb会議システムを選んでいきましょう。
アバーインフォメーション株式会社 Webマーケティング/「WEB会議DEどうでしょう」制作・執筆担当
台湾のWebマーケティング企業で、Webディレクターとして現地企業のWeb制作ディレクションや、Webマーケティングセミナーの講師などを担当。日本に帰国後、訪日外国人向けWebメディアの編集チームに加入。主に繁体字中国版の編集ディレクターとして、コンテンツ企画等を担当。現在は、アバーインフォメーションのWebマーケティング担当として、「WEB会議DEどうでしょう」の運営、記事執筆のほか、さまざまなPR施策を担当しています。
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