こんにちは、アバーインフォメーションの臼井です。
皆さんは仕事の予定管理はどのように行っていますか？この記事をご覧の方の中には、Googleカレンダーで管理している人も多いのではないでしょうか？
そんな方がZoomを使う際に、ぜひ活用してもらいたいのが、ZoomとGoogleカレンダーの連携設定です。
Zoomには、Googleカレンダーと連携を行う設定があり、この設定を行うとZoomミーティングの予定が、自動的にGoogleカレンダーに登録・反映されるので、仕事やZoomミーティングの予定管理の手間が減り、とても便利です。
そこで今回は、ZoomとGoogleカレンダーを連携させる方法について、紹介いたします。
こんなに便利！ZoomとGoogleカレンダーを連携させるメリット
ZoomとGoogleカレンダーを連携させると、主に以下のようなメリットがあるので、普段Googleカレンダーで仕事の予定管理をしている方は、この設定を活用し、予定管理をGoogleカレンダーに一元化することで、予定管理の手間を省くことができます。
【ZoomとGoogleカレンダーを連携させるメリット】
①招待するメンバーに、参加URLや会議の詳細をGoogleカレンダーを通じて一斉送信することができる。
②招待するメンバーのGoogleカレンダーに、直接Zoomミーティングの予定と参加URLが入力されるので、参加者はGoogleカレンダーに記載されたURLをワンクリックするだけで、会議に参加することができる。
すぐにできる！ZoomとGoogleカレンダーを連携させる方法
ZoomとGoogleカレンダーを連携させる方法について、今回は2種類の設定方法を紹介いたします。
Zoomアプリでミーティング予約をし、Googleカレンダーと連携させる方法
ZoomアプリでZoomミーティングの予約を行う際、Googleカレンダーと連携させて、ミーティングの予定をGoogleカレンダーに自動的に登録・反映させたい場合は、まずZoomクライアントの①「スケジュール」をクリックし、ミーティングの予約画面に表示します。
ミーティングの予約画面で、ミーティングの開催日時などの必要事項を入力した後、予約画面の「カレンダー」の項目にある、①「Googleカレンダー」にチェックを入れて、保存をクリックします。
予約画面の「保存」をクリックすると、使用するGoogleカレンダーの①「アカウントの選択」画面へと移動するので、表示されたアカウントの中から、使用するアカウントを選択します。
次に②「Zoomへの権限を付与」を求める画面で「許可」をクリックし、そして③「選択内容を確認してください」の画面で、「許可」をクリックします。
ZoomとGoogleカレンダーの連携が完了すると、招待URLやミーティングID、パスコードなどがすでに入力された状態で、Googleカレンダーの入力画面が表示されます。
あとは、①「ゲスト」の欄で、招待するメンバーのメールアドレスを選択し、保存を押せば、招待するメンバー宛にZoomミーティングへの招待メールが送信されます。
招待を受けたメンバーのGoogleカレンダーには、Zoomミーティングの開催日時と参加URLが登録されるので、Googleカレンダーから参加URLをクリックするだけで、会議に参加することができます。
Googleカレンダーから、直接Zoomミーティングの予約をできるようにする方法
普段、Zoomミーティングを予約する時は、ZoomアプリやZoomサイトから予約を行っている人が多いと思いますが、実はGoogleカレンダーから直接Zoomミーティングの予約と招待を行うことができるのを、ご存知ですか？
Googleカレンダーから、直接Zoomミーティングの開催予約と招待をできるようにするためには、お使いのWebブラウザ(Chromeもしくはfirefox)に、プラグインを追加する必要があります。
プラグインを追加する場合は、まずZoom公式サイトのフッター(ページ下部)にある、①「ブラウザ拡張機能」というリンクをクリックします。
次に、①「ブラウザ用Zoom拡張機能」の中から、お使いのWebブラウザの種類をクリックして、ダウンロードページに入ります。
プラグインのダウンロードページへと入ったら、プラグインの追加を行ってください。
次にGoogleカレンダーで、Zoomミーティングの開催予約をしたい日付を選択し、入力画面に入ります。
ブラウザへのプラグインの追加が完了すると、Googleカレンダーの入力画面に①「Make it Zoom Meeting」というアイコンが追加されているので、こちらをクリックします。
「Make it Zoom Meeting」のアイコンをクリックすると、①の入力画面に招待URLやミーティングID、パスコードが自動入力されるので、あとは②「ゲスト」の欄から、招待したいメンバーのメールアドレスを選択して、招待メールを送信すれば、Zoomミーティングの予約と招待は完了です。
今回紹介した設定方法を使って、Zoomミーティングや業務の予定管理をGoogleカレンダーに一元化すると、予定がすでに入っていたことをうっかり忘れて、ダブルブッキングしてしまうなどの、ケアレスミスを防ぐことができますし、予定管理が簡単になり、手間も減らすことができるので、皆さんもぜひ、Googleカレンダーとの連携設定を活用してみてください。
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アバーインフォメーション株式会社 Webマーケティング/「WEB会議DEどうでしょう」制作・執筆担当
台湾のWebマーケティング企業で、Webディレクターとして現地企業のWeb制作ディレクションや、Webマーケティングセミナーの講師などを担当。日本に帰国後、訪日外国人向けWebメディアの編集チームに加入。主に繁体字中国版の編集ディレクターとして、コンテンツ企画等を担当。現在は、アバーインフォメーションのWebマーケティング担当として、「WEB会議DEどうでしょう」の運営、記事執筆のほか、さまざまなPR施策を担当しています。
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