Web会議システム「Zoom」の使い方と活用したい便利機能

Web会議システム「Zoom」の使い方と活用したい便利機能

こんにちは、アバーインフォメーションの臼井です。
最近、利用者が急増し、Web会議ツールとしてすっかり定番となった「Zoom」。ビジネスシーンだけでなく、近頃は「Zoom飲み」といった、プライベートでZoomを活用し楽しむ人が増えていることも、話題となっていますよね。
使う機会が増えてきたZoomですが、まだまだ機能や、詳しい使い方をそれほど把握できていない、という方も結構いるんじゃないでしょうか。
そこで今回は、Zoomの基本的な使い方や、会議で活用したい便利な機能を紹介いたします。まだあまり使いこなせていない方は、ぜひ参考にしてみてください。

人気のWeb会議システム「Zoom」

Web会議システム「Zoom」

最近、日本でも利用者が急増しているWeb会議システムの「Zoom」ですが、多くのユーザーを獲得している要因は、ネット環境さえあれば、どんな端末からでも、簡単にWeb会議を始められる手軽さや、利用できる機能に制限はありますが、無料版でもWeb会議をするのに必要な機能は十分備わっているという点も、多くのユーザーがZoomを選ぶ理由になっているのではないでしょうか。

他と比べ、「Zoom」が大きく優れている点とは?

Zoomの優れている点

他のWeb会議システムと比べた場合、私が考えるZoomが優れている点は具体的には以下の4つの点です。

1.利用可能人数の多さ

無料版でも会議への参加人数は、100名まで可能で、有料版になると最大参加人数1000名まで可能となるなど、利用可能人数の多さは圧倒的です。
また、無料版でも1対1の会議であれば、時間無制限で利用可能、3名以上のグループミーティングについては40分まで利用可能です。
長時間のグループミーティングをするなら、有料版のライセンスを購入した方が良いですが、1対1でのやり取りや、短時間のグループミーティングなら無料版でも十分対応できます。

2.マルチデバイス対応

PCだけでなく、スマホやタブレットなどのモバイル端末からも利用できるので、外出先から会議に参加するなど、場所を選ばず会議ができるのも、外回りの機会が多いビジネスマンにとっては、大きなメリットです。

3.参加者はアカウント登録不要

新しいツールを使う際、意外に面倒なのがアカウントの登録作業です。Zoomの場合、会議の主催者はアカウント登録が必要になりますが、参加者側については、アカウント登録は不要です。お持ちのデバイスにアプリケーション(Zoomクライアント)のインストールを済ませておけば、主催者から送付されたミーティングルームURLをクリックするだけで、簡単にWeb会議に参加することができます。Skypeのように、互いにアカウントIDを追加する、などのやりとりが発生しないのも、良い点です。

4.データ通信量の少なさと、通話品質の高さ

他のWeb会議システムと比べて、Zoomが特に優れているのがデータ通信量の少なさ。例えばSkypeで1時間程度のビデオ通話をした場合、データ通信量は約2GBになると言われています。一方、Zoomの場合は1時間程度で約200~300MB程度。Skypeと比較すると、Zoomのデータ通信量がいかに少ないかがわかると思います。少ないデータ通信量にもかかわらず、通話品質が非常に高いのも、Zoomの優れている点です。

ZoomでWeb会議を始める3つの方法

Zoomの使い方

ZoomでWeb会議を始める場合、以下3つの方法を選ぶことができます。

  1. 主催者としてミーティングを開催する
  2. 参加者として、他の人が開いたミーティングに参加する
  3. 主催者として、ミーティング日時を予約・設定する。

会議の始め方を説明する前に、Zoomのアカウント登録とZoomクライアント(アプリケーション)のインストールについて、簡単に説明します。

アカウント登録(会議の主催者は必須)

Zoom公式サイト
Zoom公式サイト

別の人が主催者として、招待してくれた会議に参加する場合は、アカウント登録は不要ですが、自分が主催者として会議を開く場合は、アカウント登録は必須となります。
アカウント登録は、Zoomの公式サイトの「サインアップは無料です」(上図赤枠)から、下記のアカウントページへと進むことができますので、主催者として会議を開催したい方は、以下ページでアカウント登録を済ませておきましょう。

【Zoomアカウント登録ページ】
https://zoom.us/signup

Zoomクライアントのインストール

Zoomクライアントのインストール

お持ちのデバイスにZoomクライアント(アプリケーション)のインストールされていない場合は、Zoomのダウンロードセンターから「ミーティング用Zoomクライアント」をダウンロードしましょう。

1.主催者としてミーティングを開催する場合

Zoomミーティングを主催する

ミーティングを主催者として開催する場合、Zoomクライアントを起動し、ホーム画面の「新規ミーティング」をクリックします。

ミーティングに招待する

ツールバーの①「参加者」をクリック後、表示された②「招待」のボタンをクリックすると、③招待用のウィンドウが表示されます。

招待リンクをコピー

画面左下の「招待リンクをコピー」をクリックすると、ミーティングルームへの招待URLが、クリップボードにコピーされますので、そのURLを参加者に送付するメッセージに貼り付けて、参加者へ通知しましょう。
メールでURLを通知する場合は、表示されているメールサービスの中からお使いのメールをクリックすると、メール画面が立ち上がり、すぐにメッセージを送ることが可能です。

ちなみに、参加者が招待URLをクリックして会議に参加する場合、ミーティングルームへの入室に、パスワード入力は必要ありません。
発行される招待URLの中に、あらかじめパスワードが埋め込まれているため、参加者はURLをクリックするだけで、会議に参加できます。
会議への招待方法は、これ以外にも方法がありますが、このやり方が招待される参加者側にとっても、一番シンプルで簡単なので、おすすめです。

【補足説明】発行される招待URLについて
参加者を招待する際、下記のような招待URLが発行されますが、赤字部分にパスワードが埋め込まれています。
https://zoom.us/j/●●●●●●●●●?pwd=XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

2.参加者として他の人が開いたミーティングに参加する場合

Zoomミーティングに参加する

招待を受けた方が会議へ参加する場合、主催者から通知されたURLをクリックすると、上図のページが表示された後、Zoomクライアント(アプリケーション)が自動的に立ち上がり、会議に参加することができます。

アプリをまだインストールしていない方が、URLをクリックした場合は、上図のページが表示された後も、会議にそのまま自動的に参加することはできないため、上図のページのテキストリンク「Zoomダウンロードを実行してください」をクリックし、アプリをインストールしてください。
インストール完了後、アプリが自動的に立ち上がり、会議への参加が完了します。

ちなみにですが、主催者から招待されたZoom会議に、アプリをインストールしなくても、参加することは可能です。しかし、専用アプリを使った方が通信や動作面で安定しているので、特別な理由がない限りは、アプリの使用をおすすめします。

アプリをインストールせずに、Zoom会議に参加する方法について知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

3.主催者として、ミーティング日時を予約・設定する場合

Zoomミーティングの日時予約

ミーティングの日時を予約して、事前に参加者に通知する場合は、Zoomクライアントを起動し、「スケジュール」をクリックしてください。

ミーティングの日時設定

トピックに開催するミーティング名を入力、開始~終了時間の設定、パスワードやビデオやオーディオの設定などを行い、「スケジュール」をクリックすれば、ミーティングの日時予約の設定は完了です。

予約したミーティングに招待

日時を予約したミーティングの招待を参加者に送る場合は、Zoomクライアントの「ミーティング」をクリックし、「招待をコピー」をクリックすると、以下の文章がコピーされます。
以下の内容を参加者へ送付すれば、招待は完了です。

臼井伸一さんがあなたを予約されたZoomミーティングに招待しています。

トピック: 臼井伸一 の Zoom ミーティング
時間: 2020年5月15日 02:00 PM 大阪、札幌、東京

Zoomミーティングに参加する
https://zoom.us/j/●●●●●●●●●?pwd=XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

ミーティングID: XXX XXXX XXXX
パスワード: XXXXXX

活用したいZoomの便利機能

活用したいZoomの便利機能

Zoomには、会議に役立つさまざまな機能が搭載されています。ここでは、Zoomを使う上で、最低限押さえておきたい機能を6つ、紹介いたします。

1.音声ミュート

音声ミュートの方法

会議中に、マイクを常にオンにしていると、部屋の雑音などのノイズを拾ってしまい、発言者の音声が聞き取りにくくなってしまう場合があるため、自身が発言するタイミング以外では、「ミュート」をクリックして音声をミュートしておくと良いでしょう。

2.カメラオフ

カメラオフの方法

ツールバーの「ビデオの停止」をクリックすると、上図のようにカメラをオフにできます。
ミーティングの内容によっては、必ずしも映像が必要でないケースもありますし、対面の会議とは違い、ビデオ会議は、参加者の顔に視線が集中しがちなので、顔を出したくない場合や、部屋の様子を映したくない時は、カメラをオフにしましょう。

3.画面共有

画面共有の方法

パワーポイントや会議資料、Webページなどを見ながら会議を行いたい場合は、ツールバーの「画面を共有」をクリックすると、「共有するウィンドウまたはアプリケーションの選択」というウィンドウが立ち上がります。現在パソコンで開いている会議資料やWebページが、こちらの画面に表示され、ユーザーが選択したファイル等が、参加者全員に画面共有できます。

4.ホワイトボード機能

ホワイトボード機能

対面の会議では、言葉だけではなかなか説明が難しい内容の場合、会議室のホワイトボードにイラスト等を書き出して、説明することがあります。
Web会議中でも、イラストなどを書いて参加者に説明したい時は、ホワイトボード機能を利用しましょう。
ツールバーの「画面を共有」をクリックし、表示された「共有するウィンドウまたはアプリケーションの選択」というウィンドウの中の「ホワイトボード」を選択します。

ホワイトボードの画面

ホワイトボード機能では、テキストやフリーハンドで書いた内容が、参加者の画面に共有されるので、イメージ図などを書いて、ちょっとした補足説明などをするのに便利です。

5.録画機能

Zoomの録画機能1

会議の内容を記録したい場合は、ツールバーの「レコーディング」をクリックします。

Zoomの録画機能2

録画が開始すると、画面左上に「レコーディングしています」と表示されます。途中で停止/一時停止することも可能です。
録画内容の動画データは、ミーティング終了時に、mp4形式で出力されます。
動画で記録しておけば、当日会議に参加できなかったメンバーにも動画ファイルで内容を簡単に共有できますし、議事録の代わりにもなるので、議事録作成の手間も省けます。

6.バーチャル背景

バーチャル背景の使い方

カメラはオンのまま、部屋の背景だけ映像に映したくない場合は、バーチャル背景機能を使用します。
ツールバーの「ビデオの開始/停止」ボタンの「∧」部分をクリックすると、項目の選択メニューが表示されるので「仮想背景を選択してください」をクリックします。

バーチャル背景の選択

バーチャル背景の設定画面が表示されたら、表示されている仮想背景の中から利用したいものを選択すれば、表示するバーチャル背景を設定できます。

7.チャット機能

Zoomのチャット機能

参加メンバーとテキストでやり取りしたい場合は、ツールバーの「チャット」を選択すれば、Zoomのグループチャットが立ち上がり、参加メンバーとチャットができます。

無料版と有料版、どちらがおすすめ?

無料版と有料版の比較

基本、無料で使用できるZoomですが、より多くの機能が利用できる有料版には「プロ」「ビジネス」「企業」といった3種類のプランがあります。
(プラン詳細については、公式サイトを確認ください)

仕事で使う場合、無料版と有料版のどちらを使用した方が良いのか、悩む方もいると思いますが、まずは無料版から始め、今後Zoomを活用してやりたい事や、使用したい有料版の機能の確認など、活用イメージを固めてから、有料版ライセンスの購入を検討すると良いでしょう。

現在、利用者が急増しているZoomですが、働き方改革やテレワークの導入が進むにつれて、今後は会議だけでなく社員研修やオンラインセミナーなどの場面でも活用する企業が、増えていくことが考えられます。
今回の記事を参考に、Zoomを使いこなして、ぜひ皆さんの業務の効率化に役立ててみてください。

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