Zoomの「画面共有」機能の使い方と、動画を共有した時に起こる「音が出ない」トラブルの対処法

こんにちは、アバーインフォメーションの臼井です。

Zoomには、Web会議中にプレゼン資料やPCのデスクトップ画面、アプリの操作画面などを参加者に共有することができる、「画面共有」機能があります。
Web会議中に、プレゼン資料やデスクトップ画面などを共有し、参加者と一緒に見ることで口頭では説明しにくいような内容や、細かいニュアンスを皆と共有できるので、Web会議で円滑なコミュニケーションを図るためにも、ぜひ活用したい機能の1つです。

そこで今回は、Zoomの「画面共有」機能の使い方と、動画を共有する際によく起こりがちな「音が出ない(音が聞こえない)」トラブルの対処法について、紹介いたします。

Zoomの「画面共有」機能でできること

ZoomではWeb会議中に、「画面共有」機能を使用すると以下の画面やファイルなどを参加者に共有することができます。

Zoomの「画面共有」機能の使い方

Zoomの「画面共有」機能には、さまざまな機能がありますが、それぞれ活用に適した状況・シーンがあります。Zoomの画面共有を使ったことがない方は、Web会議でいきなり使う前に、それぞれの機能がどんなものなのか、ある程度知っておくと良いでしょう。

それでは、Zoomの「画面共有」機能の使い方について見ていきましょう。

デスクトップ画面の共有

Zoomの画面下部にあるツールバーの①「画面の共有」をクリックすると、「共有するウィンドウまたはアプリケーションの選択」という画面が立ち上がり、画面共有を行うことができる画面やアプリケーションなどが表示されます。

「共有するウィンドウまたはアプリケーションの選択」画面で、「画面」の共有を選択した場合、お使いのPCのデスクトップ画面を共有することができます。

お使いのPCで開いている資料やWebページ、アプリケーションの画面などを全て共有することができるので、Web会議でさまざまな資料や画面を共有したい場合は、デスクトップ画面の共有を利用すると良いでしょう。
その一方で、デスクトップ画面の共有は、お使いのPCで表示されているものが全て参加者に共有されることになるため、会議に無関係な資料やWebページなどを開いていないか、画面共有を開始する前に確認しておくなど、注意が必要です。

アプリケーション画面の共有

PCで開いているアプリケーションの画面の共有を行いたい場合は、「共有するウィンドウまたはアプリケーションの共有」画面に表示されている項目の中から、共有したいアプリケーションをクリックします。

アプリケーション画面の共有を選択すると、デスクトップ画面の共有とは異なり、上図のようにアプリケーションの画面のみを共有することができます。
会議に直接関係のない資料や画面を、参加者に共有したくない場合や、Webブラウザで表示しているWebページを共有したい時などは、アプリケーション画面の共有を選択すると良いでしょう。

画面の部分共有

「共有するウィンドウまたはアプリケーションの選択」画面の①「詳細」タブをクリックし、②「画面の部分」共有を選択すると、共有を行いたい画面の範囲・部分だけを画面共有することができます。

「画面の部分」共有を選択すると、上図のように共有範囲・部分を選択する薄緑色の枠が表示され、この枠内に入っている画面の範囲・部分だけが参加者に共有されます。

「画面の部分」共有を行った場合、参加者側には上図のように選択された共有範囲・部分だけが画面に表示されます。

「画面の部分」共有は、参加者の視線を特定箇所に集中させることができるので、資料や画面の特定箇所・部分にフォーカスをあてて説明したい時などに役立つ、画面共有の方法です。

コンピューターの音声のみを共有

PC内にある音声ファイルなどを共有したい場合は、「共有するウィンドウまたはアプリケーションの選択」画面の、①「詳細」タブをクリックし、「コンピューターの音声のみ」共有を選択すると、お使いのPCで再生している音声のみを、参加者に共有することができます。

この共有方法は、たとえばWeb会議で音楽を再生して音だけを共有したい時や、オンライン授業で英語のリスニング音源などを流したい時などに、最適な共有方法です。

第2カメラの映像を共有

「共有するウィンドウまたはアプリケーションの選択」画面の、①「詳細」タブをクリックすると「第2カメラのコンテンツ」共有という項目があります。
この共有方法を使用するためには、PCの内蔵カメラとは別に外付けのWEBカメラをPCに接続しておく必要があります。
PCに外付けのWEBカメラを接続した状態で、この項目を選択した場合、PC内蔵カメラの映像とPCに接続した外付けWEBカメラの映像の両方を、参加者に共有することができます。

上図は、「第2カメラのコンテンツ」共有を実際に使用した際の、Zoom画面の様子です。このように、自分自身を撮すPC内蔵カメラの映像と、資料を撮している外付けWEBカメラの映像を、Zoomの画面上に同時表示することができます。

「第2カメラのコンテンツ」共有は、PCに接続した外付けWEBカメラでホワイトボードや資料などを撮しておき、Web会議中にその映像を参加者に共有して、説明したい時などに、役立つ共有方法です。

ファイルの共有

Web会議中に、Google DriveやDropboxなどのクラウド上に、保存してある資料やファイルを画面共有したい場合は、「共有するウィンドウまたはアプリケーションの選択」画面の①「ファイル」タブをクリックし、表示されたクラウドサービスの中から、ファイルが保存してあるサービスを選択すると、クラウド上に保存してあるファイルを、画面共有することができます。

ホワイトボードの共有

画面共有の選択画面で「ホワイトボード」の共有を選択すると、Web会議中にホワイトボードを使用することができます。
Web会議の参加者がリアルタイムで、テキストやイラストをホワイトボードに書き込むことができるので、言葉だけでは伝えるのが難しいイメージや、細かいニュアンスなどを参加者と共有したい時に、役立つ機能です。

バーチャル背景としてのPowerPointを共有

「共有するウィンドウまたはアプリケーションの選択」画面の、①「詳細」タブをクリックすると「バーチャル背景としてのPowerPoint」という項目があります。
この機能を選択すると、パワーポイントのスライドをZoomのバーチャル背景として、表示することができます。

上図は、実際にパワーポイントのスライドをバーチャル背景として表示したものです。プレゼンテーションを行う自分自身の様子と、パワーポイントのスライドの両方の映像を、参加者に共有したい場合はこちらの機能を使うと良いでしょう。

Zoomの「画面共有」機能は、こんな活用の仕方もできる

Web会議中に資料共有をする際に、ワードファイルやPDFなど、電子ファイル化された資料であれば簡単に共有することができますが、電子ファイル化されていない紙資料などをWeb会議で使いたい場合、事前にスキャンデータ化したりする必要があるので、なかなか大変ですよね。

しかし、上図のように書画カメラという製品をPCに接続し、Zoomの「第2カメラのコンテンツ」共有を利用すれば、電子ファイル化されていない紙資料なども、Web会議中に簡単に共有することができます。

上図は実際にPCに書画カメラを接続し、Zoomの「第2カメラのコンテンツ」共有を使って、映像を共有している様子です。
Web会議で共有したい資料が、全て電子ファイル化されていれば良いのですが、会社によっては未だに紙ベースで資料を保管していたりするケースも少なくありません。また、Web会議中に急遽手書きで何かを説明したくなった時も、書画カメラを使用すれば、このように手書きで書いている様子を、参加者に簡単に共有することができます。

学校などが行うオンライン授業などで、使用したい参考資料や教材が電子ファイル化されていない場合でも、Zoomの「第2カメラのコンテンツ」共有を活用すれば、紙の資料もWeb会議で簡単に共有できるので、より対面に近い感覚でWeb会議やオンライン授業を行うことができます。

動画を共有した時に「音が出ない」場合の対処法

Zoomの画面共有機能を使って、Youtubeの動画やPCで動画ファイルを再生して共有した際に、他の参加者から「音が聞こえない」と指摘された事はありませんか？

Zoomの画面共有を使って、Youtubeなどの動画を共有した時に起こりがちな「音が出ない(音が聞こえない)」という音声トラブルの多くは、動画の共有を行う際に以下で説明する項目の、設定が行われていない事が原因です。

PCの動画ファイルやYoutubeなどの動画を、Zoomで共有する際に「共有するウィンドウまたはアプリケーションの選択」画面の、右下にある①「音声を共有」のチェックボックスにチェックを入れずに動画を共有してしまうと、参加者に音声が共有されません。

Zoomで動画を共有した際に「音が出ない(音が聞こえない)」といった問題が起こる時は、①「音声を共有」にチェックを入れ忘れていることが原因の大半なので、Web会議で動画を共有する際は、必ず「音声を共有」にチェックが入っているの確認を行いましょう。

画面共有機能は、Web会議では利用頻度が高く、もはや必須の機能と言っても過言ではありません。自身がWeb会議でプレゼンテーションなどの発表を行う際に、スムーズに最適な共有方法を選択できるよう、ぜひ使い方を覚えておきましょう。
使い方自体はとても簡単なので、本記事を参考にぜひ一度、Zoomの画面共有機能を試してみてください。

臼井 伸一

アバーインフォメーション株式会社 Webマーケティング/「WEB会議DEどうでしょう」制作・執筆担当

台湾のWebマーケティング企業で、Webディレクターとして現地企業のWeb制作ディレクションや、Webマーケティングセミナーの講師などを担当。日本に帰国後、訪日外国人向けWebメディアの編集チームに加入。主に繁体字中国版の編集ディレクターとして、コンテンツ企画等を担当。現在は、アバーインフォメーションのWebマーケティング担当として、「WEB会議DEどうでしょう」の運営、記事執筆のほか、さまざまなPR施策を担当しています。
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