こんにちは、アバー・インフォメーションの臼井です。
Web会議の議事録やウェビナーのアーカイブとして、Web会議ツールの録画機能を活用している方も多いのではないでしょうか。
Teamsにも録画機能が備わっていますが、Teamsには会議が始まったら自動で録画を開始する、「自動録画」という便利な機能があるのをご存知ですか？
この機能を使えば、毎回手動で録画を開始しなくて良いですし、「うっかり録画するのを忘れてしまった・・・」などのケアレスミスも防止することができるので、おすすめです。
そこで本記事では、Teams会議を自動録画する方法について紹介いたします。
Web会議の議事録は、録画機能を利用するのがおすすめ
Teamsをはじめとする、各Web会議ツールには会議の模様を録画できる「録画機能」が搭載されており、議事録代わりに録画機能を使用すれば、議事録作成の手間と時間を削減することができます。
Teamsの録画機能の使い方
会議の自動録画の方法を紹介する前に、まずは会議を通常のやり方で録画する方法について紹介いたします。
Teams会議の録画を行う場合、会議画面の右上にある①「・・・」をクリックすると表示されるメニューで、②「レコーディングを開始」をクリックします。
会議の録画が開始されると、画面上部に「レコーディングとトランスクリプトが開始されました」というメッセージが表示されます。
会議の録画を停止したい場合は、再び画面上部にある①「・・・」をクリックし、表示されたメニューの中から②「レコーディングを停止」をクリックすれば、録画が停止されます。
会議の録画データは、会議終了後に会議を行ったチャネルのチャット画面（チーム外メンバーとの会議の場合は、相手との間に開かれたチャット画面）に投稿され、こちらから録画データにアクセスすることができます。
また、録画データにはチャット画面の上部にある①「ファイル」タブからもアクセスすることができます。
Teamsで録画機能が使えない場合
Teamsの録画機能を利用できるのは有料版のみで、無料版のTeamsでは録画機能は利用できません。
現在、録画機能が使えないという方は、お使いのTeamsが無料版ではないか確認してみてください。
お使いのTeamsが無料版か有料版かを確認する場合は、Teamsの画面右上にある①ユーザーアイコンをクリックすると、上図のようにユーザーステータス等の情報が表示されます。
ユーザー名の上に②「Microsoft Teams Free（Classic）」という表示がある場合は、無料版のTeamsユーザーであることを示しています。
上でも述べた通り、録画機能は有料版でのみ使用することができるため、Teamsの録画機能を活用していきたい方は、有料版へのアップグレードを検討してみてはいかがでしょうか。
Teams会議で自動録画を行うための設定
それでは本題である、Teams会議の自動録画を行うために必要な設定について見ていきましょう。
自動録画に関する設定は、Outlookを使用して行う場合と、Teamsアプリを使用して行う場合の2通りの設定があるため、それぞれでの設定方法について順番に解説していきます。
Outlookで自動録画の設定をする場合
まずはOutlookのカレンダーにある、①「新しいTeams会議」をクリックして、Teams会議の予定を作成します。
予定の作成画面が表示されたら、①または②にある「会議のオプション」をクリックします。
ここでひとつ注意点ですが、上で述べた通り予定の作成画面には2つの「会議オプション」ボタンがあり、どちらをクリックしても会議のオプション設定ページが表示されますが、上図のようにどちらの「会議オプション」ボタンをクリックしたかによって、表示されるページのデザインが異なります。（どちらのページも内容自体は同じです）
会議オプションの設定ページが表示されたら、①「自動的にレコード」という設定項目を有効にして、②「保存」ボタンを押して、予定の作成画面へと戻ります。あとは予定の作成を完了させれば、作成した会議において自動録画が行われるようになります。
Teamsアプリで自動録画の設定をする場合
Teamsのカレンダーの①「新しい会議」をクリックし、Teams会議の予定を作成します。
予定の作成画面が表示されたら、必要内容を入力して会議予定の作成を完了させます。
続いてTeamsのカレンダーで、さきほど作成した会議予定をクリックし、表示された①「編集」ボタンをクリックします。
予定の編集画面に入ったら、①「会議のオプション」をクリックします。
会議オプションの設定ページが表示されたら、①「自動的にレコード」を有効にして、②「保存」ボタンをクリックすれば設定完了です。これで予定を作成した会議にて、自動録画が行われます。
自動録画に関する注意点
Teamsの自動録画を使用する場合は、以下2つの点について覚えておきましょう。
【注意点1】自動録画の設定は、会議ごとに毎回設定する必要あり
自動録画の設定は、1度設定すると自分がホストとして開催するすべてのTeams会議に設定が適用されるわけではありません。
自動録画を行いたい場合は、会議の予定作成の際に「会議オプション」で、自動録画の設定をその都度有効にする必要があります。
【注意点2】誰かが会議に参加した時点で自動録画が開始される
会議の予定時間になっても誰も参加していない場合は、自動録画は開始されず、誰かが会議に参加した時点で録画が開始されます。
ちなみに、誰か1人が参加したことにより自動録画が開始されたものの、この唯一の参加者が退出してしまい、会議参加者が0人状態となった場合、録画は停止されます。そして、再び誰かが参加するとその時点で自動録画が開始されることになります。
社外の方とのWeb会議は自動録画するのではなく、会議の冒頭で相手に承諾をもらった上で手動で録画を開始した方が良いでしょう。
しかし、たとえば参加者の承諾をもらう必要のない、社内の定例ミーティングなどは自動録画の設定をしておくと、録画忘れといったうっかりミスを防ぐことができますし、議事録代わりとして録画データを簡単に共有することができるのでおすすめです。
興味がある方は、本記事の内容を参考に試してみてください！
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アバーインフォメーション株式会社 Webマーケティング/「WEB会議DEどうでしょう」制作・執筆担当
台湾のWebマーケティング企業で、Webディレクターとして現地企業のWeb制作ディレクションや、Webマーケティングセミナーの講師などを担当。日本に帰国後、訪日外国人向けWebメディアの編集チームに加入。主に繁体字中国版の編集ディレクターとして、コンテンツ企画等を担当。現在は、アバーインフォメーションのWebマーケティング担当として、「WEB会議DEどうでしょう」の運営、記事執筆のほか、さまざまなPR施策を担当しています。
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