こんにちは、アバーインフォメーションの臼井です。
会議で使用するパワーポイントや、その他の会議資料をWeb会議の際に、「画面共有」機能を使って共有すると、参加者に事前に資料を送付しておく必要もないですし、同じ資料を参加者と一緒に見ながら、会議を進めることができます。また、ホワイトボード機能も手書きでイラストやアイデアを書き込みながら、皆と議論を行うことができるので、認識のすり合わせや情報共有を行う際にとても役立つ機能です。
そこで今回は、Google Meetの「画面共有」と「ホワイトボード」の使い方について、紹介いたします。
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こんな時に活用したい！Google Meetの「画面共有」機能
「画面共有」機能とは、自身のPCで開いているドキュメントファイルなどの資料や、アプリケーションの画面、PCのデスクトップ全体などを、Web会議の参加者に共有することができる機能です。
Zoomなど、主なWeb会議システムと同じく、Google Meetの「画面共有」機能も、自分のPCで開いているドキュメントファイルだけでなく、アプリケーションの操作画面や、PCのデスクトップ画面全体も共有することができるので、たとえば業務で使用するアプリケーションの操作方法や、PCの設定方法などを画面共有を通じて説明する、といった使い方にも活用することができます。
限られた時間の中で、効率よく会議を行うためには、参加者との円滑なコミュニケーションとイメージの共有が大切になってきますので、Google Meetの「画面共有」を活用していくと良いでしょう。
Google Meetの「画面共有」機能の使い方
まずは、Google Meetの「画面共有」機能の使い方について、紹介いたします。
Google Meetの「画面共有」機能は、画面共有する範囲を「あなたの画面」「ウィンドウ」「タブ」という、3種類の共有範囲を選択することができます。
それぞれの使い方について説明していきますので、本記事の内容を参考にして、使い方を覚えておきましょう。
まずは、Google Meetを起動して、画面が表示されたら画面右下にある、①「画面を共有」をクリックします。
「画面を共有」をクリックすると、②「画面を共有する」というメニューが表示されるので、その中から共有したい共有範囲を選択します。
「あなたの画面」を共有する場合
「画面を共有する」のメニューの中から「あなたの画面」を選択した場合、自分のPCのデスクトップ画面全体を、他の参加者に共有することができます。PCでセカンドモニターを使用している場合は、上図のようにPC本体のモニターとセカンドモニターが、「画面1」「画面2」と表示されるので、共有したい方を選択します。
共有するPCのデスクトップ画面を選択すると、上図のように参加者側にPCのデスクトップ画面全体が共有されます。
「あなたの画面」を共有する場合、自分の使用しているPCの画面がそのまま、参加者に共有されることになるため、画面共有を行う前に見せてはいけないファイルや情報が表示されていないか、注意が必要です。
「ウィンドウ」を共有する場合
「ウィンドウ」の共有を選択した場合、自分のPCで開いているファイルやドキュメント、あるいはアプリケーションの画面が選択画面に表示され、その中から選択したものを参加者に共有することができます。
共有したい画面の中から、たとえばアプリケーションの操作画面を選択した場合、上図のように参加者側に画面の共有が行われます。
デスクトップ全体を共有すると、会議に直接関係のないファイルや情報までが映り込んでしまう可能性があるため、特定のファイルやアプリケーションの画面のみを参加者に共有したい場合は、「ウィンドウ」の共有を選択しましょう。
「タブ」を共有する場合
「タブ」の共有を選択した場合、ブラウザのタブで表示しているWebサイトが選択画面に表示され、その中から選択した画面を参加者に共有することができます。
Webサイトを見ながら会議したい時など、「タブ」の共有を使うと上図のように、ブラウザで表示しているWebサイトの画面を共有することができます。
Youtubeなどの動画サイトの動画を参加者に見せたい場合、「タブ」の共有を使えば簡単に共有することができます。
注意点としては、「タブ」の共有を使ってYoutubeなどの動画サイトを共有する際に、「タブ」の共有を行う時の選択画面で「音声を共有する」という項目にチェックを入れた上で、共有を行わないと参加者側には動画の音声が共有されないので、動画サイトを共有する時などは必ず「音声を共有する」にチェックを入れましょう。
Google Meetの「ホワイトボード」の使い方
Google Meetの「ホワイトボード」機能は、テキストやイラストを書き込んだり、メモや画像を貼り付けたりなど、リアルタイムで入力・編集を行うことができます。
口頭だけでは伝えづらい内容や、細かいニュアンスなど、ホワイトボードを使って情報を視覚化することで、参加者とイメージの共有を行いやすくなるため、「画面共有」機能と同じく、Web会議で活用してもらいたい機能の1つです。
「ホワイトボード」機能を使いたい場合は、まず画面右下の①「設定」アイコンをクリックします。
「設定」アイコンをクリックすると、設定メニューが表示されるのでその中から②「ホワイトボード」をクリックします。
画面に「ホワイトボード」というウィンドウが表示されたら、「新しいホワイトボードを開始」という項目を選んでください。
「新しいホワイトボードを開始する」を選択した後、別ウィンドウで上図のようにホワイトボードが立ち上がります。あとは画面左側にあるツールバーの中から、使用したい機能を選択すれば、ホワイトボードにテキストやイラストを書き込むことができます。
<ツールバーの各アイコンについて>
①「ペン」：手書きでイラストなどを書き込むことができます。
②「消しゴム」：書き込んだイラストなどを消す際に、使用います。
③「選択」：ホワイトボードに貼り付けた画像や付箋を移動する時に使用します。
④「付箋」：付箋メモをホワイトボードに貼り付けることができます。
⑤「画像を追加」：ホワイトボードに画像を貼り付けることができます。
⑥「円」：ホワイトボードに図形を追加する際に使用します。アイコン内にある「▷」をクリックすれば、円以外の図形も選択できます。
⑦「テキストボックス」：テキスト入力する際に使用します。
⑧「レーザー」：レーザーポインターが使用できます。
Google Meetの「画面共有」と「ホワイトボード」の使い方について、今回紹介させていただきましたが、どちらの機能も一度使ってみれば、すぐに操作が覚えられ、簡単に使いこなすことができますので、みなさんもWeb会議の時に、ぜひ活用してみてください。
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アバーインフォメーション株式会社 Webマーケティング/「WEB会議DEどうでしょう」制作・執筆担当
台湾のWebマーケティング企業で、Webディレクターとして現地企業のWeb制作ディレクションや、Webマーケティングセミナーの講師などを担当。日本に帰国後、訪日外国人向けWebメディアの編集チームに加入。主に繁体字中国版の編集ディレクターとして、コンテンツ企画等を担当。現在は、アバーインフォメーションのWebマーケティング担当として、「WEB会議DEどうでしょう」の運営、記事執筆のほか、さまざまなPR施策を担当しています。
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