【念願の新機能！】Teamsの「ブレイクアウトルーム」機能の使い方

こんにちは、アバーインフォメーションの臼井です。

Zoomでは以前から利用可能であった「ブレイクアウトルーム」機能ですが、Microsoft Teamsではこれまで利用することができませんでした。
Teamsのユーザーからは、機能追加を求める声も多かった「ブレイクアウトルーム」機能ですが、Teamsへの機能追加が正式に決まり、2020年12月9日から遂に利用できるようになりました。

そこで今回は、Teamsの「ブレイクアウトルーム」機能の使い方について、紹介いたします。

遂にTeamsでも利用可能に！ブレイクアウトルーム機能とは？

多人数が参加する研修や、授業などでは参加者をいくつかのグループに分けて、グループワークを行うことがあるかと思います。
Teamsに新たに加わった「ブレイクアウトルーム」機能は、TeamsでWeb会議やウェビナー、オンライン授業などを行う際に、参加者を複数のグループ(小部屋)に分けて、Teams上でグループワークを行うことができる機能です。

Zoomには以前から搭載されていた機能なので、Zoomを使ったウェビナーやオンライン授業などで、利用したことがある方もいるのではないでしょうか。

Teamsのブレイクアウトルームでできること

Teamsのブレイクアウトルーム機能では、以下内容を行うことができます。

Teamsを使ったウェビナーや研修、オンライン授業などを検討している方は、ブレイクアウトルーム機能の使い方を覚えておくと、今後Teamsの活用の幅がぐっと広がること間違いなしの機能ですので、ぜひ使い方を覚えておくとよいでしょう。

Teamsのブレイクアウトルーム機能の使い方

※Teamsのブレイクアウトルーム機能は、デスクトップアプリ版のみで利用することができます。本機能を利用したい方は、デスクトップアプリ版のTeamsをお使いください。

Teamsでブレイクアウトルーム機能を使いたい場合は、会議画面の上部にあるツールバーの①「ブレイクアウトルーム」のアイコンをクリックします。

「ブレークアウトルーム(プレビュー)を作成する」という画面が表示されたら、①「会議室の設定」で開設するルームの数を設定します(最大50室まで)。
次に②「参加者」で、参加者の各ルームへの割り当て方法を指定します。「自動」を選択した場合は、各参加者がランダムで各部屋に割り当てられ、「手動」を選択した場合は、主催者によって参加者を任意のルームへと割り当てることができます。

たとえば、研修やオンライン授業など、各ルームでのグループワークが盛り上がるよう、バランス良く参加者を各ルームに割り当てたい場合は、「手動」で割り当てを行うと良いでしょう。

割り当て方法の「手動」を選択した場合、上図のように画面右側に参加者一覧が表示され、どの参加者をどのルームへと割り当てるのかを、設定することができます。

参加者の割り当てが完了したら、次に参加者を割り当てた各ルームへと入室させる必要があります。
①「会議室の開始」というアイコンをクリックすると、全ての参加者を一括で各ルームに入室させることができます。

全ての参加者の入室を一括で行うのではなく、主催者が各ルームへの入室を個別に行いたい場合は、入室を開始したいルームの①「・・・」をクリックし、「会議室を開く」という項目を選択すると、そのルームに割り当てられた参加者のみ、入室させることができます。

主催者によって、ルームへの入室が開始されると、参加者側の画面には「ブレークアウトルームセッションが開始されました。10秒以内に自動的に移動します。」というメッセージが表示されます。

参加者のルームへの入室(移動)が完了後、各ルームの右横に「開く」というアイコンが表示されます。
主催者が各ルームへ入室したい場合は、この①「開く」アイコンをクリックし、「ミーティングに参加」という項目をクリックすると、ルームへ入室することができます。

参加者から主催者に対して、ルームへの入室を求める場合は、画面上部の①「参加者を表示」のアイコンをクリックし、参加者一覧を表示します。
参加者一覧に表示されている主催者の②「参加をリクエスト」をクリックすることで、主催者に対してルームへの入室を求めることができます。
たとえばグループワークを行っている時に、主催者に相談したいことなど、何かサポートが必要になった時に、主催者にルームへの参加をリクエストして、対応してもらうと良いでしょう。

ブレイクアウトルームでグループワークを行っている時に、利用することができる機能は通常のWeb会議の時と同じく、画面共有やホワイトボードといった機能を利用することができます。
画面共有やホワイトボード機能を利用したい時は、画面上部の①「コンテンツを共有」をクリックし、表示された選択画面の中から共有を行いたい画面や、ホワイトボードを選択すればOKです。

ブレイクアウトルームでグループワークを行っている際に、主催者がグループワーク中の参加者に対して、たとえば「グループワーク終了まで、残り10分です」など、何かアナウンスメッセージを送りたい場合は、ルーム一覧画面の①「・・・」をクリックし、「アナウンスの作成」を選択します。

画面中央に表示される、アナウンスメッセージの入力欄にメッセージを入力し、送信を押すと全てのルームの参加者に対して、主催者からのアナウンスメッセージを通知することができます。

主催者がアナウンスメッセージを送信すると、参加者側の画面では上図のようにアナウンスメッセージが表示されます。

ブレイクアウトルームから退室し、メインルームに戻る場合は、画面上部の①「戻る」アイコンをクリックすると、ブレイクアウトルームから退室し、メインルームに戻ることができます。

昨今はWeb会議だけでなく、オンラインでのセミナーや研修を行う企業も増えてきています。
参加者の皆さんに、より高い満足度が得られる研修やセミナーを提供するためにも、参加者同士の議論や交流を促すのに役立つ、ブレイクアウトルームのような機能を積極的に活用してみるのも、良い方法かもしれません。

Teamsに新たに加わったブレイクアウトルーム機能は、普段からTeamsでWeb会議を行っている方なら、すぐに使い方を覚えて簡単に使うことができる機能だと思うので、ぜひ一度試してみてください。

臼井 伸一

アバーインフォメーション株式会社 Webマーケティング/「WEB会議DEどうでしょう」制作・執筆担当

台湾のWebマーケティング企業で、Webディレクターとして現地企業のWeb制作ディレクションや、Webマーケティングセミナーの講師などを担当。日本に帰国後、訪日外国人向けWebメディアの編集チームに加入。主に繁体字中国版の編集ディレクターとして、コンテンツ企画等を担当。現在は、アバーインフォメーションのWebマーケティング担当として、「WEB会議DEどうでしょう」の運営、記事執筆のほか、さまざまなPR施策を担当しています。
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