Teamsの画面共有の使い方と、共有画面を遠隔操作する方法を解説

こんにちは、アバーインフォメーションの臼井です。

Teamsには、Web会議中やチャットをしている時に、自分のPCの画面やアプリ、プレゼン資料などを相手に共有することができる、「画面共有」という機能があります。
文字や会話だけでは、なかなか伝えづらい情報やニュアンスも、「画面共有」機能を使うことで、相手と一緒に資料を見てイメージが共有できるので、Web会議で円滑にコミュニケーションを進めるためにも、ぜひ使いこなしたい機能の一つです。

そこで今回は、Teamsの画面共有の使い方、そしていろいろな用途で役立ちそうな、共有画面の遠隔操作の方法について紹介いたします。

※本記事で使用している操作画面などの画像は、すべてTeamsのデスクトップ版のものです。

Teamsの「画面共有」機能でできること

TeamsではWeb会議やチャットをしている相手に、以下4つの画面共有を行うことができます。

また、Teamsの「画面共有」機能では、画面を共有するだけでなく、共有画面を遠隔操作できる機能も備わっています。
遠隔操作機能を使えば、相手のPCのアプリの操作説明や設定などを遠隔で行うことができるので、たとえば在宅勤務中の従業員のPCの設定を行ったり、業務で使用するアプリの設定や操作方法を、Web会議を通じてレクチャーすることも可能です。
使い方も簡単なので、Teamsの「画面共有」機能の使い方とあわせて、覚えておくと良いでしょう。

それでは、まず「画面共有」の使い方から、見ていきましょう。

Teamsの「画面共有」機能の使い方

「画面共有」機能は、Web会議だけでなくチャットでも使用することができます。
まずは、Web会議で画面共有する方法から紹介いたします。

Web会議で画面共有する方法

会議画面で表示されるツールバーの「共有トレイを開く」というアイコンを、まずはクリックします。

「共有トレイを開く」アイコンをクリックすると、上図のように①画面共有を行うことができるデスクトップや各種ウィンドウなどが表示されるので、画面共有したいものを選択します。

動画ファイルの再生画面などを画面共有する時に、パソコンから出る音声も共有したい場合は、②「システムオーディオを含めます」にチェックを入れた上で、画面共有を行いましょう。
チェックを入れないと、共有されるのは画面のみで音声は共有されません。また、ホワイトボードやパワーポイントの画面共有では、音声を共有することはできません。

デスクトップの画面共有

「デスクトップ」の画面共有を選択した場合、上図のようにPCのデスクトップ画面全体を相手に共有することができます。
PCで開いている資料や、Webページ、アプリなどの画面をすべて共有することができるので、いろいろな画面を共有してWeb会議をしたい場合は、デスクトップの画面共有を使うと良いでしょう。

ウィンドウの画面共有

「ウィンドウ」の画面共有を選択した場合、お使いのPCで開いているウィンドウを相手に共有することができます。
たとえば、上図のようにPCで立ち上げているアプリのウィンドウを画面共有した場合は、相手側にはアプリの画面のみが共有されます。
デスクトップの画面共有とは違い、PCで開いているアプリやWebページなどがすべて共有されるわけではないので、特定のアプリや資料の画面のみを共有したい時に便利です。

Power Pointの画面共有

「Power Point」の画面共有をする場合は、まず「参照」のアイコンをクリックし、表示された「チームとチャネルを参照」「OneDrive」「コンピューターからアップロード」という項目の中から、共有したいPower Pointのファイルが保存してある場所を選択します。

ホワイトボードの画面共有

「ホワイトボード」の画面共有を選択した場合、上図のようにホワイトボードツールが立ち上がり、手書きのイラストやテキストで、イメージを共有することができます。

チャットで画面共有する方法

チャットで会話している時に画面共有を行う場合は、チャット画面の右上にある「画面共有」アイコンをクリックします。

表示された「デスクトップ」、「ウィンドウ」一覧から画面共有したいものを選択します。
ちなみに、チャットで画面共有ができるのは「デスクトップ」と「ウィンドウ」のみで、「Power Point」や「ホワイトボード」の画面共有はできません。

「遠隔操作」機能を使えば、共有画面の遠隔操作も可能に！

続いて、「遠隔操作」機能の使い方について見ていきましょう。
Teamsの画面共有機能では、共有した画面の遠隔操作を行うことができます。

遠隔操作のやり方には、①「画面を共有する」側が相手に操作権限を渡す方法と、②「画面を共有される側」が、相手に画面の操作権限を要求する方法があります。

遠隔操作の権限を相手に渡す

共有した画面を相手に遠隔操作してもらいたい場合は、画面共有を行った後に画面上部に表示されるツールバーの「制御を渡す」をクリックします。
遠隔操作の権限を渡す相手の候補が表示されるので、その中から権限を渡す相手を選択すると、相手が共有画面を遠隔操作できるようになります。

相手が共有画面の遠隔操作を行っている時は、上図のように相手のアイコン画像とマウスポインターが表示され、相手が画面を操作している様子がわかるようになります。

遠隔操作の権限を要求する

画面を共有してもらった側から、遠隔操作を始めたい場合は、画面上部に表示されるツールバーの「制御を要求する」をクリックし、相手に操作権限を要求します。

操作権限を要求すると、相手側の画面上部には上図のように「相手から操作権限を要求されている」ことを伝える通知が表示され、相手が「許可」をクリックすれば、遠隔操作が可能となります。

共有画面の遠隔操作を終了する場合は、画面上部にあるツールバーの「コントロールをキャンセルする」をクリックすると、遠隔操作を終了できます。

画面共有機能は、もはやWeb会議には欠かすことのできない、利用頻度の高い機能なので、自分が会議のホストになった時に画面共有に手間取ったりしないよう、ぜひ使い方を覚えておきたいですね。
また、今回紹介した共有画面の遠隔操作のやり方も合わせて覚えておくと、パソコンのアプリの設定や操作方法のレクチャーを、Web会議を通じて行えるようになりますので、ぜひ一度試してみてください。

臼井 伸一

アバーインフォメーション株式会社 Webマーケティング/「WEB会議DEどうでしょう」制作・執筆担当

台湾のWebマーケティング企業で、Webディレクターとして現地企業のWeb制作ディレクションや、Webマーケティングセミナーの講師などを担当。日本に帰国後、訪日外国人向けWebメディアの編集チームに加入。主に繁体字中国版の編集ディレクターとして、コンテンツ企画等を担当。現在は、アバーインフォメーションのWebマーケティング担当として、「WEB会議DEどうでしょう」の運営、記事執筆のほか、さまざまなPR施策を担当しています。
アバーインフォメーション株式会社 Webサイト