こんにちは、アバーインフォメーションの臼井です。
オフィスにいる時とは違って、在宅勤務をしていると他のメンバーたちの状況がわからないため、今連絡しても大丈夫なのかが、わからない時がありますよね。
Teamsではプレゼンス(ステータス)設定と、ステータスメッセージという機能を使用すると、自身が今現在「取り込み中」あるいは「連絡可能」なのかを周りに伝えることができるため、在宅勤務中に他のメンバーと連携して、効率よく仕事を進めていくためにも、ぜひ活用したい機能です。
そこで今回は、Teamsのプレゼンス(ステータス)設定とステータスメッセージの使い方について、紹介いたします。
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Teamsのプレゼンス(ステータス)とステータスメッセージとは？
Teamsには、ユーザーの現在の状況を表す「プレゼンス」という機能があります。
「プレゼンス」機能は、ユーザーの今現在の状況を「連絡可能」や「取り込み中」、「応答不可」といった形で、他のユーザーに知らせることができる機能で、Teamsのユーザーアイコンの右下にあるマークによって、そのユーザーの現在の状況が表せるようになっています。また、①プレゼンスのマークにマウスカーソルを合わせると、上図のように②「連絡可能」など、ユーザーの現在の状況がテキストでも表示されるようになっています。
在宅勤務をしていると、他のメンバーたちが今取り込み中なのか、あるいは連絡可能な状況なのかを、すぐに把握することが難しいですが、Teamsのプレゼンス機能を活用すれば、他のメンバーに今の状況を視覚的に簡単に伝えることができます。
また、Teamsには「プレゼンス」機能のほかに、「ステータスメッセージ」という機能があります。この機能は、他のメンバーに対して自身の現在の状況に関する、より詳しい説明をメッセージとして表示することができる機能です。
たとえば、一時退席するため、プレゼンスを「一時退席中」と設定した場合、他のメンバーに退席中であることを伝えることはできますが、「あと何分くらいすれば、戻ってくるのか？」までは伝えることができません。
しかし、Teamsの「ステータスメッセージ」機能を使用すれば、「一時退席しておりますが、15分ほどで戻ります」など、自身の状況についての詳細説明を、他のメンバーに対して行うことができます。
Teamsのプレゼンス(ステータス)を設定する方法
Teamsのプレゼンス(ステータス)は、Teamsの予定表やOutlookの予定表に登録されている予定、あるいはお使いのPCの稼働状況に応じて、自動的にTeamsのプレゼンスに状況が反映されるようになっています。
しかし、わざわざ予定表に予定を毎回登録しなくても、プレゼンスの一部の種類に関しては、手動で設定することができるため、自身の状況に応じて臨機応変にプレゼンスの設定を変更すると良いでしょう。
Teamsには、アプリ側で自動表示されるものから、ユーザーが手動で設定できるものまで、以下のようにさまざまな種類のプレゼンスがあります。
<Teamsのプレゼンスの種類>
①連絡可能：Teams、Outlookの予定表に予定が入っていない状態。手動設定可能。
②連絡可能、不在：TeamsやOutlookの予定表に「外出」の予定が入っている時間帯に、PC操作をしている時に表示される。
③取り込み中：TeamsやOutlookの予定表に予定が入っている状態。手動設定可能。
④通話中：Teamsで通話中の状態。
⑤会議中：TeamsでWeb会議中の状態。
⑥通話中、外出中：Teams、Outlookの予定表に「外出」の予定が入っている時間帯に、Teamsで通話している時に表示される。
⑦応答不可：手動設定のみ可能。
⑧発表中：TeamsでWeb会議中に画面共有している時に表示される。
⑨フォーカス：ユーザーがTeamsのMyAnalyticsでフォーカス時間を設定した場合に表示される。
⑩退席中：PCがロック状態やスリープ状態の時、またはPCが一定時間以上操作されていない時に表示される。手動設定可能。
⑪一時退席中：手動設定のみ可能。
⑫オフライン：ユーザーがTeamsにログインしていない状態。手動設定可能。
⑬状態不明：ユーザーのTeamsの状態が不明な時に表示される。
⑭外出中：Outlookで「自動応答」が設定されている場合に表示される。
Teamsのプレゼンス(ステータス)を手動で設定する
Teamsのプレゼンスを手動で設定したい場合は、まずTeamsの画面右上にある①自身のユーザーアイコンをクリックします。
ユーザーアイコンをクリックすると表示されるメニュー項目の中から、②自身のプレゼンスが表示されている箇所にマウスカーソルを合わせると、手動で設定できるプレゼンスの一覧が表示されます。あとは、設定したいプレゼンスを選択すれば、設定は完了です。
手動でプレゼンスの設定・変更をした場合、プレゼンスは自動変更モードには戻らないため、たとえばプレゼンスを手動で「取り込み中」に設定した場合、自身が連絡可能な状態になった時点で、手動でプレゼンスを「連絡可能」に設定変更しないと、ずっと「取り込み中」という現状とは異なる表示がされてしまいます。
プレゼンスを手動で設定変更した後に、改めてプレゼンスを自動変更モードに戻したい場合は、④「状態のリセット」をクリックすることで、お使いのPCの稼働状況などに応じて、プレゼンスが自動変更されるモードに戻すことができます。
他のメンバーのプレゼンス(ステータス)を確認する方法
チームの他のメンバーのプレゼンスを確認したい場合は、Teamsの「チーム」画面に入り、プレゼンスを確認したいメンバーが所属するチームを選択した後、画面右上にある①「チャネル情報を表示」というアイコンにマウスカーソルを合わせると、チームメンバーの一覧が表示され、各メンバーのプレゼンスの状態を確認することができます。
メンバーのアイコンに表示されているプレゼンスのマークにマークカーソルを合わせると、プレゼンスがテキストで表示されるので、プレゼンスのマークの意味がわからない場合は、テキスト表示させて確認すると良いでしょう。
Teamsのステータスメッセージを設定する方法
ステータスメッセージを設定する場合は、①自身のユーザーアイコンをクリックし、表示されたメニュー項目の中から、②「ステータスメッセージを設定」をクリックします。
①ステータスメッセージの入力画面が表示されたら、メッセージを入力します。次に、②「ステータスメッセージの有効期間」で、ステータスメッセージを表示させる有効期間の設定を行います。
ステータスメッセージの入力、そして有効期間を選択した後、「完了」ボタンをクリックすれば、ステータスメッセージの設定は完了です。
ステータスメッセージを設定すると、ユーザーアイコンにマウスカーソルを合わせた際に、上図の①の場所に入力したステータスメッセージが表示されるようになります。
ちなみに、ステータスメッセージの設定画面にある、①「他のユーザーが自分にメッセージを送るときに表示する」にチェックを入れると、他のユーザーが自身にチャットメッセージを送ろうとした際に、チャット画面にステータスメッセージを表示させることができます。
「他のユーザーが自分にメッセージを送る時に表示する」にチェックを入れているメンバーに対して、チャットでメッセージを送ろうとした際、上図のようにチャット画面のテキスト入力欄の上部に、設定されたステータスメッセージが表示されます。
互いの様子がなかなか把握しにくい在宅勤務の状況であっても、仕事を効率よく進めていくためには、上司や同僚との情報共有や円滑なコミュニケーションが重要となってきます。
今回紹介したTeamsのプレゼンスやステータスメッセージ機能を活用すれば、互いに「今連絡しても大丈夫かな？」と連絡するのを躊躇してしまったり、あるいは「作業に集中したいのに、同僚から連絡が頻繁に来て集中できない・・・」などの悩みを減らすことができるので、ぜひ皆さんも活用してみてください。
アバーインフォメーション株式会社 Webマーケティング/「WEB会議DEどうでしょう」制作・執筆担当
台湾のWebマーケティング企業で、Webディレクターとして現地企業のWeb制作ディレクションや、Webマーケティングセミナーの講師などを担当。日本に帰国後、訪日外国人向けWebメディアの編集チームに加入。主に繁体字中国版の編集ディレクターとして、コンテンツ企画等を担当。現在は、アバーインフォメーションのWebマーケティング担当として、「WEB会議DEどうでしょう」の運営、記事執筆のほか、さまざまなPR施策を担当しています。
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