今年に入ってから、新型コロナウイルスの感染対策として実施する企業も、どんどん増えているテレワーク。
皆さんの職場でも、テレワークをすでにやっている、あるいは近いうちに始まるという方も、多いのではないでしょうか。
本記事を書いている筆者が勤務する、アバー・インフォメーション株式会社でも、最近テレワークが始まり、本記事も自宅で執筆しています。
そこで今回は、現在テレワークに取り組む、筆者自身の感想をまじえながら、テレワークのメリット、デメリットについて、企業側と従業員側の両方の視点からみていきたいと思います。
テレワーク導入が企業にもたらすメリット
企業イメージの向上
社員それぞれの事情に合わせた、多様な働き方の機会を提供する企業、あるいは積極的に業務効率化に取り組む企業、というイメージが認知されることによって、企業イメージの向上に繋がります。
また、就職や転職活動を行う人にとって、その企業が持つイメージの影響力は予想以上に大きく、良いイメージのある企業というのは、人材採用の面でもプラスの効果が期待できます。
離職率の低下と人材確保
これまで日本企業では、特に女性の場合、結婚や出産をきっかけに、退職を選択するケースが、多かったのも事実です。
しかし、テレワークを活用すれば、子供を育てる女性でも、在宅で仕事に取り組むことができるので、出産・育児によって自身のキャリアを断念することなく、仕事を継続することが可能となります。
長い時間をかけて育成した、経験・スキルを持つ人材の離職率を抑えることにも繋がり、企業にとっては大きなメリットを得ることができます。
また、オフィスに出勤して働くというワークスタイルでは、出勤が可能な距離圏内に住む人材の採用に限られてしまいますが、テレワークを導入すれば、以前では採用することができなかった、地方に住む、スキルや経験を持つ優れた人材を、採用することも可能です。
業務の効率化
Web会議を活用することで、費用コストの削減だけでなく、これまで移動に費やしていた時間を、より生産性の高い活動に費やすことが可能になります。
例えば、メーカーの場合、技術者が営業マンに同行して客先訪問する機会が多いと思います。しかし、客先との打ち合わせの中で、技術者による説明が必要となる場面というのは、会議の一部分に過ぎず、それ以外の時間については、必ずしも技術者が同席する必要性はないことも多いです。
こういったケースの場合、技術者の説明、サポートが必要となるタイミングで、Web会議システムを使用して参加してもらう形にすれば、それ以外の時間は、本来の業務に集中することができます。
コストの削減
これまで遠方の顧客や、他拠点との打ち合わせのために、毎回相手先を訪問していたものを、Web会議にすることで、出張費や交通費といったコストを大幅に削減することができます。
また、テレワークによって業務効率化が進んだ結果、無駄な残業が減り、長時間労働の改善が期待できるため、残業代などのコスト削減にも繋がります。
非常時の事業継続性が確保できる
最近では、テレワーク導入の大きな理由にもなっている、新型コロナウイルスの流行のように、何か不測の事態が発生した時に、企業の事業継続や従業員の安全を守る方法として、テレワークは有効な手段です。
日本は、もともと地震や台風などの自然災害が多い国なので、非常時の事業継続性を確保するためにも、テレワークの導入は企業にとって、今後より重要性が増していくのではないでしょうか。
テレワークが従業員にもたらすメリット
通勤ストレスからの解放
満員電車による通勤ストレスから解放されるだけでなく、会社から離れた場所へと引っ越すことも可能となるため、住む場所の自由度があがり、家賃の安い地域へと引っ越せば、生活コストも下げることができ、生活の質の向上も期待できます。
ワーク・ライフバランスの向上
テレワークによって、家族と過ごす時間がより確保できることや、家事に取り組む時間も、より増やすことができます。また、待機児童の問題が都心部では依然として、共働きの家庭の大きな悩みの種となっていますが、たとえば子供の幼稚園の入園や進学といったタイミング、あるいは家族の人生設計に応じて、都会を離れ地方に移り住むといった選択をしたとしても、テレワークで引き続きこれまでの仕事に継続して携わるといった、働き方も可能となります。
育児や介護、家事との両立
仕事を続けたいという意欲はあっても、ご家族やご自身の健康問題、出産・育児などで、退職を余儀なくされてしまう方もたくさんいます。
従来の働き方では、仕事を継続するか退職かという、二者択一の選択に迫られていた方でも、テレワークの導入で、育児や介護と仕事の両立を図ることができます。
筆者がテレワークを行い、感じたメリット
通勤から解放され、朝夜で120分の自由時間が生まれた
私の場合、自宅から職場までの通勤は、往復約2時間。テレワークがスタートしてからは、満員電車のストレスから解放されただけでなく、毎日通勤に費やしていた、往復2時間という時間を、読書などのインプットに使えるようになったのは、まさにテレワークがもたらした恩恵です。
仕事と家事の両立で、休日がより有意義に過ごせるようになった
毎日出社していた頃は、土日にまとめて片付けていた家事も、テレワークを行っている現在では、ちょっとした休憩時間や昼休憩の時に、洗濯や洗い物など、隙間時間を有効活用して家事を済ませることができるので、土日の時間をより有効に使えるようになりました。
自分の仕事に集中しやすい（余計なことに時間を取られない）
職場にいると「ちょっと今からいい？」と、急遽打ち合わせに呼ばれたり、予定していなかった作業を頼まれたりと、思わぬことに時間を取られることがよくあります。
一方、テレワークでは、自身が本来取り組むべきタスクに、時間を割くことができるため、よりアウトプットに集中することができています。
企業から見た、テレワークのデメリット・課題
従業員の勤怠管理と業務評価が難しい
オフィスでの仕事であれば、上司は部下の仕事ぶりを直接確認することができますが、テレワークでは部下の仕事ぶりを、どうやって把握するのか、という問題が発生しがちです。
また、欧米企業とは異なり日本企業の場合、社員の職務内容（ジョブディスクリプション）が曖昧なケースが多いため、社員の仕事内容を成果だけではなく、仕事に取り組む姿勢やプロセスを加味した上で、人事評価が行われる傾向にあるので、テレワークにおいて社員の業務をどう評価したら良いのか、という課題も出てくるでしょう。
社員同士のコミュニケーションが不足する
職場ではすぐ近くに座る同僚や上司と、他愛もない話をしながら仕事の相談をしたりと、社員同士のコミュニケーションが取りやすいですが、テレワークの場合、同僚や上司と顔を合わせてのコミュニケーション機会が減るため、社員同士のコミュニケーション不足が、問題となる可能性もあります。
セキュリティ管理の対策が必要となる
顧客情報などの社内データへ外部からアクセスすることになるため、情報漏洩リスクを防ぐために、セキュリティ管理を厳しく行う必要があります。
社内データへのアクセスするための方法が複雑化し、業務効率にマイナスの影響が生じないよう、管理方法や運用ルールなど、しっかりと取り決める必要があるでしょう。
従業員側から見た、デメリット
コミュニケーション不足による、孤立化
職場では気軽に同僚、上司に相談できたようなことも、テレワークではチャットツールやメールなどを通じたやり取りで行われることになります。
文字ベースのやり取りは、お互いの表情や感情が伝わりづらいため、業務を進めていく中で、相手側にこちらの意図をうまく伝わらないなど、意思疎通のすれ違いが生じたりすると、従業員は孤立感を覚える可能性もあります。
より細やかなコミュニケーションが必要となる時には、相手の顔を見ながら話ができる、Web会議システムの活用も、必要となってくるのではないでしょうか。
労働時間の管理が難しい
長時間労働は生産性の低下に繋がるため、自分自身で時間管理を適切に行う必要があるのは、言うまでもありません。
しかし、自宅で仕事をしていると、「残業」という感覚が希薄になりがちで、終電時間も気にする必要もないため、終業時間を過ぎても、ついつい仕事をしてしまい、長時間労働になってしまうことがあります。
オフィス勤務する社員の負担増と、テレワーク社員との不公平感が生じる
テレワークに適さない業務については、担当社員が出社して対応することになります。その場合、テレワークをする社員から、オフィス勤務の社員に対して、オフィス側でしか対応できない業務について、対応を依頼することが多くなり、オフィス勤務する社員に負荷が集中する可能性があります。
また、オフィス勤務する社員と、テレワークをする社員の間で、不公平感が生じてしまう可能性もあり、それをどう解消するかについても、よく検討する必要があります。
筆者がテレワークを行い、感じたデメリット
オンオフの切り替えが難しい
生活空間と仕事場が同一空間なので、仕事モードへの切り替えが、慣れるまでは難しく感じました。
通勤時間も、徐々に仕事モードへと意識を切り替えるのに、ある意味、有効な時間なのかもしれません。
自宅だと、リラックスして仕事に取り組める反面、誘惑も多く、気が散ってしまうこともよくあるため、高い集中力を保つ工夫が必要になると思います。
在宅で快適に仕事をするには、環境を整える必要がある
自宅で、ストレスなく仕事に取り組みたい場合、ある程度の環境を整える必要があると思います。
たとえば私の場合、オフィスで仕事をする時はデュアルモニターで作業を行っているのですが、自宅にはPCモニターが無いため、ノートPCの画面だけで作業せねばならず、かなり作業効率が低下しました。
業務で使用するシステムに社外からアクセスできない
会社で使用しているシステムに外部からアクセスする場合、VPN接続を通じて利用することになるのですが、具体的にどのVPN接続のツールを使用するのか、そして詳しい設定方法について、社内で事前に周知が行われていなかったため、業務で使用するシステムにアクセスができないという問題に直面しました。
私の勤務先では、テレワークが急遽決定したため、事前に運用ルールや必要なアプリケーションのインストール、設定などに関する、社内周知が十分できていなかったのが原因です。
業務で使用するシステムが、外部から使用できないと、担当する業務内容によっては、仕事に大きな支障が出てしまうため、テレワークを導入する際は、事前に社内のシステムの利用方法などについて、しっかりと周知を行う必要性を改めて感じました。
テレワークのデメリット・課題は、適切なツールを活用すれば解決できる
現在は、無料で利用できるWeb会議システムやタスク管理アプリなど、多数あるので、こうした無料ツールを活用しつつ、テレワークに取り組めば、今回紹介したようなデメリットや課題は解決できると、今回実際にテレワークに取り組んでみて思いました。
テレワークに取り組みつつ、感じた課題・問題点をフィードバックし、社内で運用ルールなどについてをしっかりと話し合いを行いながら、少しずつ調整していくことで、自社にとって最適なテレワーク環境を少しずつ構築していきましょう。
アバーインフォメーション株式会社 Webマーケティング/「WEB会議DEどうでしょう」制作・執筆担当
台湾のWebマーケティング企業で、Webディレクターとして現地企業のWeb制作ディレクションや、Webマーケティングセミナーの講師などを担当。日本に帰国後、訪日外国人向けWebメディアの編集チームに加入。主に繁体字中国版の編集ディレクターとして、コンテンツ企画等を担当。現在は、アバーインフォメーションのWebマーケティング担当として、「WEB会議DEどうでしょう」の運営、記事執筆のほか、さまざまなPR施策を担当しています。
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