Web会議の生産性がアップする！Web会議のマナーとルールを解説

こんにちは、アバーインフォメーションの臼井です。

Web会議をより円滑に進め、生産性の高い会議を行うためには、対面会議とWeb会議の違いをきちんと理解した上で、参加者がマナーやルールを守っていくことが、大切です。
特にお客様とWeb会議を行う機会の多い方は、マナーやルールを守ることで、相手に不快感を与えることを避けることができますし、会議を手際よく進めることで、相手に好印象を与えることもできます。

そこで今回は、Web会議を効率よく、スマートに進めるために押さえておきたい、Web会議のマナーとルールについて、紹介いたします。

Web会議において、マナーやルールが大切な理由とは？

対面の会議には、それに適したマナーやルールがあるように、Web会議にも適したマナーやルールというものがあります。
対面会議のように、実際に顔を合わせて行われる会議ではないからこそ、Web会議を円滑に、そして効率よく行うためには、Web会議ならではの配慮、気配り、ルールなどが必要となってきます。

最近は、多くの企業でWeb会議の導入が進み、Web会議を通じて社内外の方とコミュニケーションを取る機会が増えていますが、遠隔でコミュニケーションを行うWeb会議ならではの難しさや、ストレスを感じている方もいるのではないでしょうか。
こうした問題やストレスも、Web会議のマナーやルールを守ることで、改善できる可能性が多いにありますので、本記事で紹介する内容をぜひ参考にしてみてください。

最低限押さえておきたい！Web会議のマナー

Web会議を行う上で、最低限押さえておきたいマナーを13個にまとめてみました。これらのマナーを守ってWeb会議を行えば、参加者にストレスや不快感を与えることなく、円滑に会議を進めることができると思いますので、ぜひチェックしてみてください。

1.事前にWeb会議ツールやWebカメラ、マイクなどの設定を確認しておく

Web会議でよくあるのが、Web会議ツールやWebカメラ、マイクの設定ミスで映像が表示されなかったり、音声が聞こえないといったトラブルです。
事前にWeb会議ツールやWebカメラなどの周辺機器の設定などを確認しておくことで、こうしたトラブルを避けることができますので、Web会議の参加前に必ず確認することを、ルーティン化しておくと良いでしょう。

2.少し早めに入室しておく

Web会議に限らず、対面の会議でも同じですが、開始時刻の少し前には入室しておき、開始時刻になったらすぐに会議がスタートできる状態にしておきましょう。

3.プライベート空間を隠す

生産性の高い会議を行うためには、参加者が会議の議題に集中できる環境作りが重要です。会議中、参加者の後ろにプライベート空間が映り込んでしまうと、他の参加者の気が散ってしまう可能性があるため、Web会議ツールのバーチャル背景や、ぼかし背景といった機能を使って、プライベート空間が映り込まないようにしましょう。

4.服装・身だしなみを整える

在宅で仕事をしていると、周りの目を気にする必要がないため、服装や身だしなみが、ついだらしなくなってしまったり、ノーメイクで仕事をしているという方も多いと思います。
ただ、社内外の方とWeb会議をする際に、服装や身だしなみが整っていないと、相手に悪い印象を与えてしまう可能性があるため、Web会議に参加する時は、服装や身だしなみを最低限整えて、参加するようにしましょう。

在宅で仕事をしている時に、Web会議のためだけに化粧をするのはちょっと面倒という方は、Web会議ツールの「外見補正」機能を活用すると、美肌加工が簡単にできて、相手に健康的で明るい印象を与えることができますので、ぜひ活用してみてください。

5.暗い場所や逆光を避ける

暗い場所や逆光がきつい場所からWeb会議に参加すると、自身の顔や表情が他の参加者に伝わりづらくなってしまうため、なるべく明るく、逆光ではない場所からWeb会議に参加するようにしましょう。
部屋のスペースの関係上、どうしても画面が暗くなってしまう場合は、Web会議ツールの設定画面でカメラの照度(明るさ)の設定で、明るさを調整してみると良いでしょう。

6.騒音・雑音に気をつける

Web会議に参加する場合は、会議に集中できるよう、できるだけ騒音や雑音の少ない、静かな場所から参加したいものです。
ご家族と一緒に暮らしている場合は、事前にご家族にWeb会議を行うことを伝えて、できるだけ静かにしてもらうなど、お願いしておきましょう。

また、ヘッドセットなどの機器を使えば、マイクが余計な雑音を拾わず、自身の声をクリアに相手に届けることができるので、会議に周囲の騒音、雑音が入ってしまわないか、心配な方はヘッドセットを使ってみると良いでしょう。

7.発言する時以外は、マイクをミュートする

自分が発言する時以外も、マイクを常にオン状態のままにしておくと、他の参加者が発言している時に、発言していない人たちのマイクが不要な雑音やノイズを拾ってしまい、発言している人の音声が聞き取りづらくなってしまいます。
Web会議中は、マイクは基本的に自分が発言する時以外は、ミュート状態にしておき、発言するタイミングでオンに切り替えるようにしましょう。

8.カメラはオンにしておく

たまに、カメラをずっとオフにしたままで会議に参加する方がいますが、カメラがオフになっていると、表情や反応が他の参加者に伝わらないため、円滑なコミュニケーションを図るのが難しくなってしまいます。
円滑にやり取りを進めるためにも、特別な理由がない限り、Web会議中は基本的にカメラは常にオン状態にしておきましょう。

9.リアクションをわかりやすく取る

皆さんも経験があると思いますが、Web会議で自分が話しをしている時に、他の参加者が無反応だと、説明している内容がちゃんと伝わっているのか、不安になったりしますよね。
発言をしている人に対して、きちんと話しを聞いている事を伝えるためにも、相槌を打つなど、相手に対してわかりやすくリアクションをしてあげましょう。

10.本名を必ず表示する

社外の方とWeb会議をする時は、Web会議画面に表示される名前を、きちんと本名で表示するようにしましょう。
社内の同僚と行うWeb会議であれば、お互いの名前を把握しているので、ニックネームなどでも問題ないかもしれないですが、社外の方とWeb会議をする時は、相手がこちらの名前をすぐに確認できるよう、本名で表示するようにしましょう。

12.ゆっくり、はっきりと話す

対面の会議でも同じことが言えますが、他の参加者に伝わりやすいよう、ゆっくり、はっきりと話すようにしましょう。特にWeb会議では、早口で話してしまうと、他の参加者が発言するタイミングを掴みづらくなってしまいます。
また、ゆっくりはっきりと話すだけでなく、自身の話しが終わったタイミングで「私の話しは以上です」など、一言加えてあげると、他の参加者も発言がしやすくなります。

13.口頭説明だけではなく、画面共有機能を活用する

Web会議ツールには画面共有やホワイトボードといった、参加者と情報やイメージを共有するのに役立つ機能が備わっています。
口頭説明だけでは伝わりにくいようなことも、画面共有やホワイトボード機能を活用することで、参加者との情報やイメージの共有がしやすくなり、結果Web会議の効率も上げることができますので、これらの機能を積極的に活用しましょう。

生産性を高めるために大切な、Web会議のルール

続いて、Web会議をより円滑に、そして効率よく行うために重要な、Web会議のルールを紹介いたします。
以下で紹介するルールは、Web会議に限らず、対面の会議においても非常に大切なルールだと思いますので、会議の生産性を高めていきたいと考えている方は、会議のルール作りの参考にしてみてください。

1.事前に議題(アジェンダ)を参加者に共有する

事前に会議の議題(アジェンダ)を参加者に共有するようにしましょう。事前に議題を共有しておかないと、会議が始まってから参加者に議題についての説明が必要となりますし、参加者も当日になって議題を伝えられても、会議の場で有益なアイデアや意見を述べるのが難しい場合があります。
事前に議題を共有しておけば、参加者は事前に準備ができますし、会議に役立ちそうな情報やアイデアの共有がしやすくなりますので、必ず事前に議題を共有するようにしましょう。

2.Web会議の終了時間を決めておく

Web会議を行う際は、必ず終了時間を事前に決めるようにしましょう。終了時間を決めずに会議をしてしまうと、ダラダラと長時間にわたって会議をしてしまうことに繋がるため、効率よく会議を進めるためにも、終了時間を設定し参加者に周知するようにしましょう。

3.会議の目的(ゴール)を共有する

参加者が「何のための会議なのか」を理解していなければ、会議で生産性の高い議論を行うことはできません。
この会議では何を話し合うのか？何を決める必要があるのか？といった、会議の目的(ゴール)を明確化することで、たとえば話が脱線したりした時にも、「今話し合うべき事は何なのか？」について、参加者の意識のすり合わせがしやすくなります。

4.参加者は必要最低限にする

会議は参加者の数が増えれば増えるほど、合意形成するのが大変になっていきます。また、「とりあえず色々な人に参加してもらおう」という軽い考えで、会議に招待してしまうと相手に迷惑をかけてしまうため、会議へは必要なメンバーだけを招待するようにしましょう。
どうしても大人数を招待する必要がある場合は、会議を複数回に分けて行うなどの工夫をすると良いでしょう。

5.議事録や会議資料は、全参加者に共有する

Web会議では画面共有機能を使って、参加者に資料を見てもらうことが多いですが、会議中に参加者に見てもらった資料や動画、Webサイトなどは、会議終了後に議事録とともに、参加者全員に共有するようにしましょう。
Web会議だと、つい議事録を取り忘れてしまうことがありますが、Web会議ツールの録画機能を使えば、会議内容を動画データとして保存し、簡単に参加者に共有することができるので、おすすめです。

今回ご紹介したマナーやルールを意識してWeb会議を行うことで、お互いがストレスを感じることなく、会議に集中して取り組むことができるため、これまで以上に生産性のある会議を行うことができるようになると思います。
皆さんもぜひ、Web会議を開催したり、参加する際には、今回紹介したマナーやルールを意識してみてください。

臼井 伸一

アバーインフォメーション株式会社 Webマーケティング/「WEB会議DEどうでしょう」制作・執筆担当

台湾のWebマーケティング企業で、Webディレクターとして現地企業のWeb制作ディレクションや、Webマーケティングセミナーの講師などを担当。日本に帰国後、訪日外国人向けWebメディアの編集チームに加入。主に繁体字中国版の編集ディレクターとして、コンテンツ企画等を担当。現在は、アバーインフォメーションのWebマーケティング担当として、「WEB会議DEどうでしょう」の運営、記事執筆のほか、さまざまなPR施策を担当しています。
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