Web会議に必要なもの、やる前に知っておいた方が良いこと、あったら便利なものを解説

こんにちは、アバー・インフォメーションの臼井です。

この1、2年の間に多くの会社で一気に導入が進んだWeb会議。
なかには、まだ自分の職場ではWeb会議をやる機会がない、という方もいるかもしれないですが、そんなあなたの職場でもある日突然「弊社でもWeb会議を活用していこう！」となるかもしれません。
そんな時に「何を準備すればいいんだろう？」「必要なものは？」「どんなアプリが必要なの？」と慌てなくても済むよう、あらかじめWeb会議ってどんなものなんだろう？と知っておくことをおすすめします。

本記事では、Web会議に必要なものや、事前に知っておいた方が良いこと、活用するとWeb会議の質がアップする周辺機器などについて、紹介いたします。

Web会議とは？

Web会議とは、アプリやブラウザを通じて利用できる、遠隔会議システムのことを指します。近年、利用者が急増しているZoomやTeamsといったWeb会議アプリは「クラウド型」と呼ばれる、外部サーバーを通じて利用できるWeb会議システムです。ネット回線とPCなどのデバイスさえあれば、場所を問わずにどこからでも利用できるのが特徴です。

インターネット回線の全国的な普及と、回線速度の高速化が進んだことにより、クリアな映像と音声を通じたやりとりが簡単にできるようになったこと、そして昨今のコロナ危機により対面での会議が難しくなったなどの背景から、近年利用者が急増している遠隔会議システムの1つです。

Web会議とテレビ会議の違いは何？

遠隔会議システムとしては、これまでにも「テレビ（ビデオ）会議」というシステムがありました。
従来の「テレビ会議」と、近年利用者が急増している「Web会議」ですが、利用経験がない人から見ると、どちらも同じようなものに見えるかもしれません。しかし、実は両者は似て非なる、まったくの別物です。

簡単にいうと、テレビ会議とWeb会議には主に以下のような違いがあります。

テレビ会議

テレビ会議には、以下のような特徴があります。

Web会議

一方、Web会議には以下のような特徴があります。

上記の特徴からもわかるように、Web会議とテレビ会議には「専用端末と専用回線」を使用する必要があるかどうかという点において、大きな違いがあります。

Web会議とテレビ会議の違いについて、もっと詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

Web会議のメリット・デメリット

テレビ会議とWeb会議の違いについては、上で述べたような違いがありますが続いては、従来のテレビ会議や対面会議と比べた場合、Web会議にはどういったメリット、デメリットがあるのかを見ていきましょう。

Web会議のメリット

1.導入コストが安い

Web会議は、専用端末の設置や専用回線の工事などは必要なく、ネット回線とPCそしてWebカメラがあればすぐに始めることができるので、導入の手軽さと導入コストの安さは大きなメリットの一つです。

2.導入が簡単

テレビ会議のように拠点間を専用回線でつなぐ必要はなく、一般のネット回線で利用できるため、使いたいと思ったタイミングで簡単に導入できる点もメリットです。

3.拡張性・柔軟性がある

多くのWeb会議システムでは無料版のほかに有料版も提供されており、有料プランの内容は利用用途や利用状況に応じて、お好きなプランに変更することも可能です。
また、利用状況に応じて、ヘッドセットやマイク・スピーカーなど、市販の周辺機器を導入・活用することで、Web会議の質を高めることもできます。

4.利用場所を問わない

利用場所が限定されるテレビ会議とは違い、Web会議は自宅、会議室、外出先など、ネット回線とPCなどのデバイスさえあれば、いつでもどこからでも利用することができる利便性の高さも、大きなメリットです。

5.機能が豊富でアップデートも行われる

会議資料を参加者に共有する「画面共有」機能や、会議の模様を記録する「録画機能」など、Web会議システムには会議に役立つさまざまな機能が搭載されています。
また、ZoomやTeamsといったWeb会議システムは基本無料で利用できることから、利用者の数も多く、世界中の利用者から日々寄せられるフィードバックを参考に、機能追加や改善がアップデートを通じて行われます。

6.情報が多い（情報が簡単に手に入る）

ZoomやTeamsなどは利用者も多く、機能の詳しい使い方や設定方法などを紹介しているWebサイトやブログなどがたくさんあるため、使用方法についてわからないことがあっても、ネットで検索すれば簡単に詳しい情報を得ることができます。

7.業務効率化とコスト削減に繋がる

これまで直接客先を訪問して行っていた会議も、Web会議を活用することで出張費や交通費といったコストの削減を図れるだけでなく、移動に費やしていた時間も業務に使うことができるので、業務の効率化にも繋がります。

Web会議のデメリット

1.映像・音声の品質はネット回線の状況に左右される

専用回線を使用するテレビ会議とは異なり、Web会議は一般のネット回線を使用するため、回線速度などの状況により、Web会議の映像、音声の品質が影響を受けやすいというデメリットがあります。

2.参加者によって、映像・音声の品質にバラツキが出やすい

専用端末、専用回線を使用するテレビ会議とは異なり、Web会議は参加者それぞれが異なるデバイスやネット回線、周辺機器を使用して参加することになるため、ある参加者の映像・音声はクリアだが、一方で別の参加者の映像・音声は不明瞭といったように、参加者によって映像・音声の品質にバラツキが出やすいという側面があります。

Web会議に必要なもの

Web会議を行うにあたってまず必要となるのは、主に以下の4つになります。

PCやタブレットなどのデバイス

Web会議を行うには、PCやスマホ、タブレットなどのインターネットに接続できるデバイスが必要となります。
多くのWeb会議アプリは、スマホやタブレットなどにも対応しているため、PCをお持ちでなくても利用することはできますが、会社や自宅などからWeb会議に参加する場合は、画面が大きくて操作のしやすいノートPCなどを利用すると、会議にも集中しやすくておすすめです。

インターネット回線

Web会議は、会社や自宅で契約しているインターネット回線で行うことができます。自宅にネット回線を引いていない方や、外出先で利用したい方はWiFiルータを使用してWeb会議を行うことも可能です。
ただし、Web会議の映像・音声の品質は使用しているネット回線の状況に左右されるため、使用しているネット回線が不安定、あるいは回線速度が遅いなどの問題がある場合、Web会議の映像・音声に遅延や乱れが生じる可能性があります。

Web会議アプリ

Web会議を行うには、お使いのPCやタブレットにWeb会議アプリをインストールする必要があります。
現在は、Zoom、Teams、Google Meetなど、さまざまなWeb会議アプリがあり、利用時間や機能に一部制限はありますが、どのアプリも無料で使うことができます。
Web会議アプリの有料プランの契約を検討している方は、さまざまなアプリを試して、使いやすさや搭載している機能の良し悪しなどを、いろいろ確認してみると良いでしょう。

Webカメラ

現在、多くのノートPCにはWebカメラが内蔵されているため、ノートPCをお持ちの方は別途Webカメラを用意する必要はありません。
しかし、デスクトップPCを使用している方、あるいは一つの会議室に複数人が集まってWeb会議に参加する時などは、ノートPCの内蔵カメラでは参加者全員を画角内に収めることは難しいため、参加者全員を映せるように外付けのWebカメラを使用すると良いでしょう。

Web会議は音声通話だけでも、やりとりすることは可能ですが、映像があることで相手にこちらの表情やリアクションなどがより伝わりやすくなりますので、Web会議を行う時はWebカメラをぜひ活用しましょう。

一般的なWeb会議のやり方

続いて、Web会議の一般的なやり方について簡単にご紹介いたします。
ZoomやTeamsなど、さまざまなWeb会議システムがありますが、基本的にはどのツールでも「ホスト（主催者）」と「ゲスト（参加者）」という2つの役割に分かれ、どちらの立場で会議に参加するのかにより、必要な準備や会議中における役割が異なってきます。

Web会議のホスト（開催者）

Web会議の「ホスト（開催者）」は、Web会議の開催日時の予約設定や、各参加者への招待URLの送付などを担当します。
また、Web会議アプリによっては搭載されている機能のうち、一部機能はホストのみしか利用できないなどの制限がある場合もあります。

Web会議のゲスト（参加者）

ゲスト（参加者）は、ホストから受け取った招待URLを通じて、Web会議に参加することになります。
Web会議アプリによっては、ゲストが利用できる機能には制限があり、一部機能はホストのみが利用可能、あるいはホストが許可を与えることで初めて利用可能になる、などの制限があります。

Web会議には欠かせない「画面共有」機能

Web会議を円滑に進める上で、もはや欠かすことのできない必須機能と言えるのが「画面共有」機能です。
Web会議で参加者に資料やWebページ、動画などを見せながら説明を行いたい時など、画面共有機能を使えば簡単に参加者に共有することができます。

現在はどのWeb会議アプリでも「画面共有」機能は基本機能として搭載されており、無料版でも利用することができます。

主なWeb会議アプリの「画面共有」機能について、詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

知っておきたい、Web会議のマナー

Web会議を効率的に進め、生産性の高い会議を行うためには、対面会議とWeb会議の違いを理解し、参加者がWeb会議に適したマナー、ルールを守って会議に臨むことが大切です。

あらかじめWeb会議のマナー、ルールを取り決め周知しておけば、Web会議が滞りなく、手際よく進めることができるようになるので、Web会議の効率アップにも繋がります。
以下は、Web会議を行う際に守りたい、マナーの一例です。これらのマナーを参加者が守ることで、ストレスの少ないWeb会議を行うことができるようになるでしょう。

知っておいた方が良いWeb会議のマナーとルールについて、より詳しく知りたい方は以下の記事をぜひチェックしてみてください。

Web会議をより快適にしてくれる周辺機器

ネット回線とPCなどがあれば、すぐにでも始めることができるWeb会議ですが、Web会議の参加人数や利用場所に応じて、市販の周辺機器を導入・活用することで、より快適なWeb会議環境を実現することができます。

高価なものからお手頃な価格のものまで、各社からさまざまな周辺機器が販売されているので、求める機能や予算にあわせて最適な商品を探してみると良いでしょう。

専用Webカメラ

多くのノートPCには、Webカメラが内蔵されているため、Web会議の際にはノートPCのWebカメラを使用している方も多いと思います。
一般的に、ノートPCのWebカメラは1対1のコミュニケーションでの利用を想定して作られているものが多く、レンズの画角も狭いです。そのため、一つの会議室から複数人が参加するようなWeb会議の場合、画角の狭いノートPCのWebカメラでは、参加者全員の姿を画角内に収めることができません。

一方、専用Webカメラの場合、広角レンズが搭載されているため画角も広く、一人での利用から多人数が参加するWeb会議まで、幅広い利用シーンに対応することができます。
また、専用Webカメラには参加者の音声を検知し、発言中の人物に自動ズームする機能や、参加者全員が画角内に収まるように、最適な画角へと自動調整してくれる機能など、Web会議に役立つさまざまな機能が搭載されています。

こうしたWebカメラを導入することで、Web会議の映像品質が向上するのはもちろんのこと、Webカメラの搭載機能によって、より快適なWeb会議環境を簡単に実現することができます。

Webカメラの選び方のポイントについて、詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

マイク・スピーカー

マイク・スピーカーに関しても、会議室に複数人が集まりWeb会議を行うようなシチュエーションでは、やはり専用のマイク・スピーカーの使用をおすすめします。
ノートPCの内蔵マイクは、主にPCを操作している人の音声を集音することを前提にしているため、複数の参加者の音声を集音するのには向いていません。

一方、専用のマイク・スピーカーは集音範囲も広いため、参加者全員の音声を相手にクリアにお届けすることができます。
Web会議において、音声品質の良し悪しは会議の生産性に大きく影響します。音声が不明瞭、あるいは聞こえないといった状況が起きてしまうと、会議の進行が止まってしまうため、参加者に与えるストレスも大きくなります。

マイク・スピーカーをWeb会議で使用することで、Web会議の質を大幅に高めることができるため、より快適なWeb会議環境を実現したい方は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

マイク・スピーカーの選び方のポイントについて、詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

ヘッドセット

外出先や、オフィスの自席、あるいはテレワーク中に自宅などからWeb会議に参加する場合、ヘッドセットの利用がおすすめです。

外出先や自宅など、会議室以外の場所からWeb会議に参加する場合、周囲の雑音・騒音がどうしてもWeb会議に入り込んでしまいます。
また、会議内容が周囲に聞こえてしまうのは、情報の機密性を守るためにも避けなければなりませんし、音声が周りに響いてしまうのは、単純に周りの人にとって迷惑です。

ヘッドセットを利用すれば、会議内容が周囲に漏れ聞こえてしまう事を防げる上に、周囲の雑音・騒音の入り込みも低減させることができます。
また、会話の内容も聞き取りやすくなるため、相手の話が聞き取れずに、再度説明をお願いするといったことも避けることができます。

Web会議の利用経験がない人からすると、どんな物が必要で、アプリは何をインストールしたら良いのかなど、わからない事も多いと思いますが、従来の遠隔会議のシステムと比べて、Web会議は導入コストも安く、始めるにあたって必要なものも多くありません。
また、Web会議のアプリも無料で利用できるものがたくさんあり、気になるアプリを気軽に試してみることができますので、ぜひ活用してみてください。

臼井 伸一

アバーインフォメーション株式会社 Webマーケティング/「WEB会議DEどうでしょう」制作・執筆担当

台湾のWebマーケティング企業で、Webディレクターとして現地企業のWeb制作ディレクションや、Webマーケティングセミナーの講師などを担当。日本に帰国後、訪日外国人向けWebメディアの編集チームに加入。主に繁体字中国版の編集ディレクターとして、コンテンツ企画等を担当。現在は、アバーインフォメーションのWebマーケティング担当として、「WEB会議DEどうでしょう」の運営、記事執筆のほか、さまざまなPR施策を担当しています。
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