Teamsでエクセルやワードファイルなどを共同編集する方法を解説！

Teamsでエクセルなどを共同編集する方法

それでは早速、Teamsでファイルを共同編集する方法について見ていきましょう。以下では、チームのメンバーと共同編集する方法と、チーム外のメンバーと共同編集する方法のそれぞれについて、紹介いたします。

チームメンバーとファイルを共同編集する方法

Teamsのファイル共有で使用される共有フォルダは、チャネルごとに作成されるため、まずは①共同編集を行いたいメンバーのチャネルを選択し、画面上部の②ファイルタブをクリックすると、チャネルの共有フォルダが表示されます。
共同編集を行いたいファイルが、すでに共有フォルダ内にある場合は、そのファイルを直接開けばOKです。PC内にあるファイルなどを共同編集したい場合は、③アップロードから共有フォルダにファイルを追加することができます。

ファイルの共有はチャネルのチャット画面からも行うことができます。チャット画面でファイルを共有したい場合は、まず①メンバーのチャネルを選択し、チャット画面の下部にあるツールバーの②「添付」アイコンから、ファイルのアップロードを行います。
アップロードが完了すると、チャットのメッセージエリアに、③アップしたファイルが表示されるので、共同編集を行うメンバーはファイルを直接開けば、ファイルの共同編集を開始することができます。

チーム外のメンバーとファイルを共同編集する方法

チーム外のメンバーにファイルを共有して共同編集を行いたい場合は、共有したい相手とのチャット画面をまず開きます。
次に、画面下部のツールバーの①「添付」から、共有したいファイルをアップロードします。アップロードが完了すると、上図のようにメッセージエリアに②アップしたファイルが表示されるので、あとはファイルをクリックすれば編集を開始することができます。

共有ファイルの共同編集を行う

Teams上で共有ファイルを開いたら、あとは普段PCでエクセルやワードファイルを操作する時と同じように、ファイルの内容を編集・更新することができます。
共同編集を行うメンバーが入力した内容は、ファイルにリアルタイムで反映され、また自分以外のメンバーがファイルの内容を編集している際は、そのメンバーが編集操作を行っている箇所に、上図のように色付きの枠が表示され、その枠にマウスのカーソルを合わせると編集操作を行っているメンバーのユーザー名が表示されます。

共有ファイルを共同編集できないようにしたい場合

これまでTeamsで共有されたファイルの共同編集の方法について述べてきましたが、Teamsで共有されたファイルの内容・種類によっては、ファイル作成者以外のメンバーによる編集や更新を制限し、ファイルの閲覧だけに限定して共有したい、というケースも考えれます。
そのような場合は、共有するファイルに「常に読み取り専用で開く」という設定を行うことで、他のメンバーによるファイルの編集・更新を禁止することができます。

ファイルに「常に読み取り専用で開く」設定を行う方法を、エクセルファイルを例に説明します。この設定は、Teams上ではできないため、PCでファイルを開き設定する必要があります。（ワードファイルも同様の手順で設定できます）
まずPCでファイルを開き、ファイル上部にあるツールバーの「ファイル」をクリックします。続いて、上図の画面が表示されたら、画面左サイドにある①「情報」を選び、②「ブックの保護」をクリックすると、設定項目が表示されるので③「常に読み取り専用で開く」をクリックすれば、設定は完了です。

「常に読み取り専用で開く」の設定が行われたファイルをTeams上で開くと、ファイル上部に①「読み取り専用 偶発的な変更を防ぐため、作成者がこのファイルを読み取り専用として開くよう設定しました」というメッセージが表示されるようになるため、このファイルを開いたメンバーに「編集不可」であることを伝えることができます。
また、上記のメッセージの横にある「編集する」ボタンを押せば、編集制限が解除され、ファイルが編集可能な状態になるため、ファイルの編集が必要となった場合は、「編集する」ボタンを押して、制限を解除しましょう。

Teamsはチームのメンバーとの共同作業に役立つ、さまざまな機能が搭載されたツールですが、その中でもファイルの共同編集機能は、メンバーと一緒にファイルの内容を確認しながらリアルタイムで編集・更新作業を進めることができるため、共同作業の効率アップに多いに役立つ機能です。
皆さんも本記事の内容を参考に、ファイルの共同編集の機能を活用して、共同作業の効率アップに役立ててみてください。